Et referat er den skriftlige gengivelse af, hvad et møde besluttede. I en forening bruges ordet især om referatet fra generalforsamlingen, afdelingsmødet og bestyrelsesmøderne. Referatet er foreningens hukommelse: det viser, hvad der blev vedtaget, hvem der blev valgt, og hvordan der blev stemt, længe efter at de fremmødte har glemt detaljerne eller er flyttet.
Referatet fra generalforsamlingen er ikke bare en mødenote. Det er det dokument, foreningen, medlemmerne, en køber eller en bank støtter sig til, hvis der senere opstår tvivl om en beslutning. Derfor gælder der regler for, hvem der underskriver, og hvornår det skal være klar. Den officielle nedskrivning kaldes også generalforsamlingsprotokollen.
Hvad skal der stå i et referat?
Et generalforsamlingsreferat følger dagsordenen punkt for punkt og indeholder typisk:
- dato, sted og antal fremmødte og repræsenterede stemmer, også via fuldmagt
- valg af dirigent og referent, og dirigentens konstatering af, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt
- hvert punkt med det, der blev besluttet, og stemmetallet ved afstemninger
- valg til bestyrelse, suppleanter og revisor
- underskrifterne
Stemmetallet er især vigtigt ved beslutninger, der kræver kvalificeret flertal, fx vedtægtsændringer. Står der kun “vedtaget”, kan ingen bagefter se, om flertalskravet faktisk var opfyldt.
Beslutningsreferat eller diskussionsreferat?
Et beslutningsreferat gengiver kun beslutninger, valg og stemmetal. Det er den mest almindelige form, fordi det er kort og entydigt. Et diskussionsreferat gengiver også debatten og de vigtigste synspunkter. Det tager længere tid at skrive, men kan være nyttigt ved kontroversielle sager.
Mange foreninger bruger en mellemting. Normalvedtægten for ejerforeninger beder om et referat “med gengivelse af beslutninger og væsentlige drøftelser” (§ 13, stk. 2), så et rent beslutningsreferat er ikke nok, hvis I følger den.
Hvem underskriver, og hvornår skal det være klar?
Reglerne afhænger af foreningstypen og af jeres egne vedtægter. Udgangspunkterne er (pr. 2026):
| Forening | Grundlag | Underskriver | Frist |
|---|---|---|---|
| Ejerforening | Normalvedtægten § 13, stk. 2, medmindre vedtægterne siger andet | Dirigenten og bestyrelsens formand | Tilgængeligt senest 4 uger efter |
| Andelsboligforening | ABF’s standardvedtægter § 24, stk. 2, hvis foreningen bruger dem | Dirigenten og hele bestyrelsen | Udleveret senest én måned efter |
| Almen afdeling (afdelingsmøde) | Normalvedtægten for almene boligorganisationer § 18, stk. 5 | Dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen | Tilgængeligt senest 4 uger efter |
| Grundejer- og haveforening | Foreningens egne vedtægter | Som vedtægterne bestemmer | Som vedtægterne bestemmer |
ABF’s standardvedtægter er ikke lov. De gælder kun, hvis andelsboligforeningen har vedtaget dem, så tjek altid jeres egne vedtægter. I ejerforeninger må referatet sendes digitalt, fx på mail (normalvedtægten § 17).
Bestyrelsesmøder har deres egne regler. Efter normalvedtægten for ejerforeninger udarbejder bestyrelsen referat med beslutninger og væsentlige drøftelser (§ 15, stk. 4). Efter ABF’s standardvedtægter skriver sekretæren referatet, og hele bestyrelsen underskriver (§ 27, stk. 2). I almene afdelinger skal afdelingsbestyrelsens referater være tilgængelige for beboerne senest 4 uger efter mødet, medmindre forretningsordenen siger andet (§ 20, stk. 4). Mange bestyrelser skriver reglerne ind i deres forretningsorden.
Eksempel
En andelsboligforening med 40 andele holder generalforsamling en tirsdag i april. Under punkt 5 stemmes om at udskifte vinduerne for 1,2 mio. kr. finansieret med et lån. 37 af foreningens 40 stemmer er repræsenteret, og det står øverst i referatet. Referenten skriver: “Punkt 5: Forslag om udskiftning af vinduer og optagelse af lån på op til 1,2 mio. kr. Vedtaget med 29 stemmer for, 6 imod og 2 blanke.” Under punkt 6 noteres, hvem der blev valgt til bestyrelsen, og for hvor lang tid.
Dirigenten og hele bestyrelsen underskriver referatet en uge senere, og det lægges ud til andelshaverne inden for en måned, som vedtægterne kræver. Om efteråret sælger en andelshaver sin bolig. Efter ABF’s standardvedtægter § 15 skal køberen inden handlen have referatet af den seneste ordinære generalforsamling, og det kan bestyrelsen nu finde med det samme.
Typiske faldgruber
- Upræcise formuleringer. “Bestyrelsen arbejder videre med vinduerne” fortæller ikke, om der blev vedtaget noget. Skriv beslutningen, så den kan stå alene.
- Manglende stemmetal og fremmøde. Nogle beslutninger kræver både et bestemt flertal og et bestemt fremmøde, fx vedtægtsændringer og visse lån efter ABF’s standardvedtægter (§ 23, stk. 2). Begge tal skal kunne ses i referatet.
- Forkerte underskrivere. Bruger I ABF’s standardvedtægter, skal hele bestyrelsen skrive under, ikke kun formanden.
- Fristen overskrides. Et referat, der først kommer efter to måneder, skaber tvivl og utryghed. Aftal på forhånd, hvem der er referent, og hvornår det sendes til underskrift.
- Referater, der forsvinder. Ligger referaterne i private mails hos skiftende bestyrelsesmedlemmer, er de svære at finde, når en køber, en bank eller en ny bestyrelse har brug for dem.
Vil I have et fast udgangspunkt, kan I hente vores skabeloner til referat af generalforsamling og referat af bestyrelsesmøde. Gode råd til selve skrivningen står i artiklen Referat, der holder.
Sådan hjælper NaboPortalen
I NaboPortalen ligger referaterne i foreningens dokumentarkiv, hvor I styrer, hvem der kan se hvad. Søgningen finder også ord inde i PDF- og Word-filer, så en gammel beslutning kan findes på et enkelt søgeord, og referaterne bliver i foreningen, når bestyrelsen skifter. Læs mere om at samle dokumenter og referater.