Driftssystem til boligforeninger
Ticket flow der passer til jeres type forening
En henvendelse skal ikke behandles ens i alle boligforeninger. Nogle foreninger har vicevært. Andre har bestyrelse, administrator, faser, arbejdsgrupper eller selvforvaltning. Flowet er det samme, men foreningen sætter selv kategorierne op, bestemmer om de går til vicevært eller bestyrelse, og vælger de guider, beboerne får.
Se videoen · 1:30
1:30Se det i praksis · video 1:30
Fra fejlmelding til løst sag
Viceværten tager sagen, svarer beboeren, skriver interne noter, sender et adgangslink til håndværkeren og lukker sagen.
Flere videoer om emnet
1:42Meld en fejl – og følg den til den er løstGuiden dukker op, mens du skriver. Hjalp den ikke, sender du sagen til viceværten med billede – og følger den, til den står som løst.BeboerVicevært+ skrevet guide
1:16Lager og reservedeleVarer under minimum står øverst og bliver til en indkøbsliste. Dele trækkes fra på sagerne – og kan lægges tilbage igen.Vicevært+ skrevet guide
1:07Drift og historikServicebogen for hver bolig, nøgletal og de problemer og reservedele, der går igen.BestyrelseVicevært+ skrevet guide
Hvorfor ticket flowet er vigtigt
Når en beboer melder et problem, er det vigtigt at sagen kommer det rigtige sted hen. Hvis sagen starter forkert, bliver der brugt tid på at spørge rundt, videresende beskeder og finde ud af hvem der egentlig har ansvar.
Et godt ticket flow hjælper beboeren med at beskrive problemet, viser relevante guides, samler billeder og sender sagen videre til den rigtige rolle.
Samme sagsflow, sat op efter jeres type forening
En henvendelse behandles ikke ens i alle ejendomme. I nogle foreninger løser beboere og vicevært meget selv. I andre skal bestyrelsen hurtigere ind over. Flowet er det samme, men foreningen bestemmer selv kategorierne, hvad de forklarer beboeren, om de går til vicevært eller bestyrelse, og hvilke guider der foreslås.
- 1Beboer starter en sagBeboeren skriver, hvad der er galt.
- 2Guides vises undervejsGuide vistMens beboeren skriver, foreslår systemet relevante guider.
- 3Problemet løses måskeSag stoppetHvis guiden hjælper, behøver sagen ikke blive oprettet.
- 4Sag oprettes ved behovHvis problemet fortsætter, oprettes sagen med kategori, billeder og beskrivelse.
- 5TEK eller vicevært vurdererAfventer viceværtSagen vurderes, og det afklares om den kan løses internt.
- 6Bestyrelsen kobles på ved ekstern hjælpHvis der skal bruges leverandør, sendes sagen videre til bestyrelsen.
- 7Historik gemmesHistorik gemtLøsning, dialog og vurdering gemmes til næste gang.
Hvad en god sag bør indeholde
En god sag bør indeholde kategori, beskrivelse, billeder eller video, status, dialog og intern vurdering. I beskrivelsen kan beboeren også skrive, hvad der allerede er prøvet. Jo bedre sagen er fra start, jo lettere er den at løse - og jo hurtigere kan den rette person handle på den.
Nogle sager kan løses direkte. Andre kræver bestyrelse, administrator eller ekstern leverandør. NaboPortalen gør det lettere at sende sagen videre med hele grundlaget, så næste person ikke skal starte forfra.
Ticket flowet samarbejder desuden med foreningens lager: brugte dele kan registreres direkte på sagen, lagerbeholdningen tælles ned automatisk, og forbruget gemmes i boligens driftshistorik.
- Kategori og beskrivelse
- Billeder af problemet
- Billeder, video eller PDF
- Status og dialog
- Intern vurdering for vicevært
- Brugte dele fra lageret
- Næste skridt
- Renset filter
- Tjekket andre haner
Ticket flow efter foreningstype
AlmenBolig+
Beboer → guider → TEK vurdering → bestyrelse ved behov → historik gemmes.
Andelsboligforening
Andelshaver → guide og ansvar → bestyrelse eller teknisk ansvarlig → leverandør ved foreningsansvar.
Ejerforening
Ejer → afklaring af ansvar → bestyrelse, administrator eller vicevært → ekstern hjælp ved behov.
Med vicevært
Beboer med billeder → vicevært vurderer → bestyrelse ved godkendelse eller udgift.
Læs mere om fejlmelding og sagsstyring, lager og servicebog og TEK/Vicevært.
Ofte stillede spørgsmål
Kan ticket flowet tilpasses?+
Delvist. Selve forløbet er det samme, men foreningen opretter sine egne kategorier, bestemmer om de går til vicevært eller bestyrelse, vælger guider og kan bruge sine egne betegnelser.
Kan beboeren få guide før sag?+
Ja. Systemet kan vise relevante guides, før en sag oprettes.
Kan sagen sendes videre?+
Ja. En sag kan sendes videre med billeder, dialog, status og vurdering.
Hænger ticket flowet sammen med lageret?+
Ja. Brugte dele kan registreres direkte på sagen, lagerbeholdningen tælles ned automatisk, og forbruget gemmes i boligens driftshistorik i servicebogen.
Kan man bruge ticket flow uden vicevært?+
Ja. Hvis foreningen ikke har vicevært, kan sagen gå til bestyrelse, Vicevært (TEKgrupper), administrator eller en valgt arbejdsgruppe.
Vil I se, hvordan NaboPortalen kan bruges i jeres forening?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres hverdag, roller, opgaver og de ting I gerne vil gøre lettere.