Driftssystem til boligforeninger
Ticket flow der passer til jeres type forening
En henvendelse skal ikke behandles ens i alle boligforeninger. Nogle foreninger har vicevært. Andre har bestyrelse, administrator, faser, arbejdsgrupper eller selvforvaltning. NaboPortalen kan bruges til at skabe et flow, der passer til den måde I arbejder på.
Hvorfor ticket flowet er vigtigt
Når en beboer melder et problem, er det vigtigt at sagen kommer det rigtige sted hen. Hvis sagen starter forkert, bliver der brugt tid på at spørge rundt, videresende beskeder og finde ud af hvem der egentlig har ansvar.
Et godt ticket flow hjælper beboeren med at beskrive problemet, viser relevante guides, samler billeder og sender sagen videre til den rigtige rolle.
Ticket flowet kan tilpasses jeres type forening
En henvendelse behandles ikke ens i alle ejendomme. I nogle foreninger løser beboere og vicevært meget selv. I andre skal bestyrelsen, administrator eller en arbejdsgruppe hurtigere ind over. Derfor kan NaboPortalen tilpasses den måde jeres forening arbejder på.
- 1Beboer starter en sagBeboeren vælger kategori og beskriver problemet.
- 2Guides vises undervejsGuide vistSystemet foreslår relevante løsninger, før sagen oprettes.
- 3Problemet løses måskeSag stoppetHvis guiden hjælper, behøver sagen ikke blive oprettet.
- 4Sag oprettes ved behovHvis problemet fortsætter, oprettes sagen med billeder og beskrivelse.
- 5TEK eller vicevært vurdererAfventer viceværtSagen vurderes, og det afklares om den kan løses internt.
- 6Bestyrelsen kobles på ved ekstern hjælpHvis der skal bruges leverandør, sendes sagen videre til bestyrelsen.
- 7Historik gemmesHistorik gemtLøsning, dialog og vurdering gemmes til næste gang.
Hvad en god sag bør indeholde
En god sag bør indeholde kategori, beskrivelse, billeder, hvad beboeren allerede har prøvet, status, dialog og intern vurdering. Jo bedre sagen er fra start, jo lettere er den at løse - og jo hurtigere kan den rette person handle på den.
Nogle sager kan løses direkte. Andre kræver bestyrelse, administrator eller ekstern leverandør. NaboPortalen gør det lettere at sende sagen videre med hele grundlaget, så næste person ikke skal starte forfra.
Ticket flowet samarbejder desuden med foreningens lager: brugte dele kan registreres direkte på sagen, lagerbeholdningen tælles ned automatisk, og forbruget gemmes i boligens driftshistorik.
- Kategori og beskrivelse
- Billeder af problemet
- Hvad beboeren har prøvet
- Status og dialog
- Intern vurdering for vicevært
- Brugte dele fra lageret
- Næste skridt
- Renset filter
- Tjekket andre haner
Ticket flow efter foreningstype
AlmenBolig+
Beboer → guider → TEK vurdering → bestyrelse ved behov → historik gemmes.
Andelsboligforening
Andelshaver → guide og ansvar → bestyrelse eller teknisk ansvarlig → leverandør ved foreningsansvar.
Ejerforening
Ejer → afklaring af ansvar → bestyrelse, administrator eller vicevært → ekstern hjælp ved behov.
Med vicevært
Beboer med billeder → vicevært vurderer → bestyrelse ved godkendelse eller udgift.
Læs mere om fejlmelding og sagsstyring,lager og servicebog ogTEK/Vicevært.
Ofte stillede spørgsmål
Kan ticket flowet tilpasses?+
Ja. Flowet kan tilpasses foreningens type, roller og arbejdsgang.
Kan beboeren få guide før sag?+
Ja. Systemet kan vise relevante guides, før en sag oprettes.
Kan sagen sendes videre?+
Ja. En sag kan sendes videre med billeder, dialog, status og vurdering.
Hænger ticket flowet sammen med lageret?+
Ja. Brugte dele kan registreres direkte på sagen, lagerbeholdningen tælles ned automatisk, og forbruget gemmes i boligens driftshistorik i servicebogen.
Kan man bruge ticket flow uden vicevært?+
Ja. Hvis foreningen ikke har vicevært, kan sagen gå til bestyrelse, Vicevært (TEKgrupper), administrator eller en valgt arbejdsgruppe.
Vil I se, hvordan NaboPortalen kan bruges i jeres forening?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres hverdag, roller, opgaver og de ting I gerne vil gøre lettere.