Integration
Dropbox og OneDrive-integration til boligforeningen
Mange foreninger har allerede et arkiv i Dropbox eller OneDrive. Det skal I ikke flytte. Kobl mappen til NaboPortalen, så ligger dokumenterne begge steder, synkroniseret begge veje - søgbare inde i filerne, med adgang pr. rolle, og uden at beboerne skal have en konto hos Dropbox eller Microsoft.
Når arkivet findes to steder
Bestyrelsen arbejder i Dropbox, fordi det er dér, regnskabet, tilbuddene og referaterne altid har ligget. Beboerne skal finde husordenen i systemet. Så bliver det en opgave at huske at lægge filer begge steder - og den opgave bliver glemt.
Uden integration
To arkiver- Det nyeste referat ligger i Dropbox, det gamle i systemet
- Beboere skal have delt en Dropbox-mappe for at se noget
- Dropbox søger kun i filnavne - ikke i det, der står i referatet
- Ved bestyrelsesskifte følger adgangen en privat konto
Med integration
Ét arkiv- Gem i Dropbox eller i NaboPortalen - filen ligger begge steder
- Beboere ser filerne i beboerappen uden Dropbox-konto
- Fuldtekstsøgning i PDF, Word og Excel - også i de synkroniserede filer
- Adgang styres pr. rolle i NaboPortalen, ikke i Dropbox
Koblet på tre trin
Opsætningen klares af bestyrelsen eller administratoren på få minutter. Der skal ikke installeres noget.
Log ind hos Dropbox eller Microsoft
Foreningen kobler sin Dropbox- eller OneDrive-konto til via tjenestens eget login. NaboPortalen ser aldrig jeres adgangskode og får kun adgang til det, I vælger i næste trin. Begge tjenester kan kobles på samtidig.
Vælg mapperne
I peger på den eller de mapper, der skal være en del af arkivet - fx "Bestyrelsen" og "Referater". Resten af jeres Dropbox rører vi ikke. Hver mappe får en plads i dokumentarkivet med sin egen adgang pr. rolle.
Arbejd, hvor I plejer
Gem en fil i Dropbox, og den er i NaboPortalen kort efter - indekseret, så den kan findes på et ord inde i filen. Upload i NaboPortalen, og filen ligger i Dropbox. Ingen skal huske at gøre noget to gange.
Synkronisering uden at miste noget
To-vejs synkronisering er kun tryg, hvis den aldrig sletter noget bag ryggen på jer. Derfor er reglerne enkle og synlige.
- Ny eller ændret fil det ene sted lander det andet sted inden for få minutter. Tidligere udgaver gemmes som versioner i arkivet, så I altid kan gå tilbage.
- Samme fil ændret begge steder på én gang giver ikke en konflikt, I skal løse i hånden: begge udgaver gemmes som versioner, den nyeste bliver den aktive, og den ansvarlige får besked.
- Sletninger føres ikke automatisk over. Slettes en fil i Dropbox, bliver den i arkivet og markeres, så bestyrelsen selv afgør, om den skal væk. Det samme gælder den anden vej. En fejlsletning i en delt mappe fjerner altså aldrig foreningens historik.
- Undermapper og omdøbninger følger med, så strukturen i Dropbox og i arkivet er den samme.
- Status er synlig. Under integrationen kan bestyrelsen se, hvornår der sidst blev synkroniseret, og om noget ikke kunne overføres - fx en fil, der er for stor til jeres Dropbox-plads.
AIAdgangen styres i NaboPortalen - ikke i Dropbox
En delt Dropbox-mappe er enten åben for alle, der har linket, eller lukket. Det passer dårligt til en forening med beboere, bestyrelse, vicevært og arbejdsgrupper.
Filer fra Dropbox og OneDrive får samme adgangsstyring som alt andet i arkivet. Referater kan være synlige for alle beboere, mens mappen med tilbud og kontrakter kun er for bestyrelsen - selv om begge ligger i den samme Dropbox. Beboerne skal hverken have en Dropbox-konto eller et delt link; de ser filerne i beboerappen, som de ser alt andet.
Og fordi filerne indekseres, når de kommer ind, søger arkivet inde i dem. Søg på "cykelskur", og I får referatet, hvor det blev besluttet, tilbuddet fra tømreren og sagen fra sidste vinter - uanset hvilken mappe det ligger i, og uanset om det blev gemt fra Dropbox eller fra NaboPortalen.
Vælg selv, om lager og servicebog skal med
Dokumentarkivet er slået til fra start. Lager og servicebog vælges til, fordi det fylder mere, end mange regner med.
Manualer, fotos af reservedele, kvitteringer og servicerapporter fra lager og servicebog kan synkroniseres til en mappe i jeres Dropbox eller OneDrive på samme måde som dokumenterne. Så har foreningen sin egen kopi af driftshistorikken, også uden for systemet.
Men billeder fylder. En forening med en gratis Dropbox-konto bruger hurtigt pladsen op på fotos af vandhaner, og derfor er det et tilvalg, foreningen selv slår til - og slår fra igen, hvis pladsen bliver knap. Ingen bliver overrasket over en fuld Dropbox.
AIJeres Dropbox er stadig jeres
Integrationen giver NaboPortalen adgang til det, I vælger - og ikke mere. Og den kan slås fra igen, uden at I mister noget.
Adgangen gives af Dropbox eller Microsoft til de mapper, I har valgt. NaboPortalen gemmer ingen adgangskode, og I kan trække adgangen tilbage både i NaboPortalen og hos tjenesten selv.
Afbryder I integrationen, bliver filerne liggende i Dropbox, og kopien i arkivet bliver, hvor den er. Vil I af med kopien i NaboPortalen, vælger I det selv. Intet slettes automatisk.
Dropbox og OneDrive er foreningens egne aftaler, og foreningen er dataansvarlig for det, der lægges dér. NaboPortalens egen drift og backup er uændret - se sikkerhed og drift.
Et praktisk råd: kobl foreningens egen konto til - ikke formandens private. Så følger arkivet foreningen, også når bestyrelsen skifter.
Før og efter med Dropbox eller OneDrive koblet til
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Filer skal lægges to steder - og bliver det ikke
- Beboere skal have et delt link for at se et referat
- Søgning finder kun filnavne
- Adgangen hænger på en privat konto
Efter
Overblik- Gem ét sted, find det begge steder
- Beboere ser filerne i beboerappen uden Dropbox-konto
- Fuldtekstsøgning på tværs af det hele
- Adgang pr. rolle, uafhængigt af hvem der ejer Dropbox-kontoen
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi flytte vores dokumenter ud af Dropbox?+
Nej. I vælger de mapper, der skal være en del af arkivet, og bliver ved med at arbejde i Dropbox eller OneDrive, som I plejer. Filerne synkroniseres begge veje.
Skal beboerne have en Dropbox- eller Microsoft-konto?+
Nej. Beboerne ser filerne i beboerappen og på foreningens side i NaboPortalen. Adgangen styres pr. rolle i NaboPortalen, ikke via delte links.
Hvad sker der, hvis nogen sletter en fil i Dropbox?+
Filen bliver i arkivet og markeres som slettet i kilden. Bestyrelsen afgør selv, om den skal fjernes. Sletninger føres aldrig automatisk over - hverken den ene eller den anden vej.
Kan vi søge i de synkroniserede filer?+
Ja. Filerne indekseres, når de kommer ind, så arkivets fuldtekstsøgning i PDF, Word og Excel også finder ord inde i dem.
Kan både Dropbox og OneDrive være koblet på samtidig?+
Ja. Foreningen kan koble begge tjenester til og vælge mapper fra hver. Det er praktisk, hvis bestyrelsen bruger Dropbox og administrator bruger OneDrive.
Er lager og servicebog med fra start?+
Nej, det er et tilvalg, foreningen selv slår til under integrationen. Fotos og manualer fylder meget, og mange foreninger har begrænset plads i deres Dropbox eller OneDrive. Dokumentarkivet er med fra start.
Koster integrationen ekstra?+
Nej. Den er en del af systemet som alt andet. Prisen afhænger alene af antallet af boliger - se priser.
Har I allerede et arkiv i Dropbox eller OneDrive?
Book en gennemgang, så kobler vi jeres mappe til under mødet og viser, hvordan referaterne bliver søgbare og synlige for beboerne med det samme.