Events og indkaldelser
Events og indkaldelser til boligforeninger
Arrangementer og indkaldelser i NaboPortalen hænger sammen med foreningens dokumenter og hjemmeside. Bestyrelsen opretter en generalforsamling med 1. og 2. indkaldelse, og systemet sender dem til tiden og minder dem, der ikke har svaret. Bilag som regnskab og forslag kobles på fra dokumentarkivet, og et arrangement kan vises på foreningens offentlige hjemmeside. Sociale arrangementer og arbejdsdage får tilmelding med frist, antal pladser og gæster.
Se videoen · 1:59
AI
Sådan hænger det sammen
Et eksempel: Bestyrelsen skal indkalde til ordinær generalforsamling.
- 1Bestyrelsen opretter generalforsamlingen
Generalforsamlingen oprettes med dato og sted, og med hvor mange dage før mødet 1. og 2. indkaldelse skal sendes.
- 2Bilagene kobles på
Regnskab, budget og indkomne forslag ligger i dokumentarkivet og kobles til generalforsamlingen.
- 3Indkaldelserne sendes
1. og 2. indkaldelse går ud til beboerne til tiden, og bestyrelsen bliver mindet om at gøre 2. indkaldelse klar.
- 4Beboerne svarer
Beboerne melder sig til i appen. Dem, der ikke har svaret, får en påmindelse.
- 5Referatet godkendes
Efter mødet lægges referatet i dokumentarkivet og godkendes af bestyrelsen, før beboerne ser det.
1:59Se det i praksis · video 1:59
Generalforsamling med to indkaldelser
Opret generalforsamlingen, læg bilag ind, og lad første og anden indkaldelse gå ud automatisk – med tilmelding og påmindelse.
Flere videoer om emnet
1:03Tilmeld dig arrangementerSe tid, sted og frist, tilmeld jer med antal og madvalg, og skriv en kommentar. Bestyrelsen ser, hvem der kommer.BeboerBestyrelse+ skrevet guide
1:30Book fælles tingVælg fra–til direkte i oversigten, book boremaskinen med én tid og gæsteboligen pr. nat – og se, hvordan bestyrelsen godkender.BeboerBestyrelse+ skrevet guideArrangementer med alt det praktiske samlet
Beboeren skal kunne se, hvad der sker, og hvad de skal forholde sig til.
Et event kan samle titel, dato, tidspunkt, sted, beskrivelse, vært, målgruppe og praktiske oplysninger. Sociale arrangementer og praktiske aktiviteter ligger samme sted - sommerfest, arbejdsdag og generalforsamling i samme system som dokumenter, opslag og sager.
Skal I holde arbejdsdag, giver artiklen sådan planlægger I en god arbejdsdag en konkret tjekliste.
Beboerne kan kommentere på eventet - "må man tage gæster med?", "er der mad?" - så spørgsmål og svar samles på eventsiden i stedet for at flyde i mails og opgange. Og fordi eventet lever i samme system som resten af foreningen, kan bilag, opslag og opfølgning kobles direkte på.
AIFra sommerfest til generalforsamling - hver type sin rytme
Et socialt arrangement og en generalforsamling stiller vidt forskellige krav. Derfor kan events oprettes med en type, der passer til formålet.
Sommerfest og fællesspisning
Let information, tilmelding hvis I ønsker det, og en plakat til opgangen.
Arbejdsdage
Opgaveliste i beskrivelsen, RSVP så I kan planlægge bemanding, og påmindelse til dem, der ikke har svaret.
Beboer- og bestyrelsesmøder
Dagsorden og bilag samlet på eventsiden - og målgruppen styrer, hvem der ser mødet.
Generalforsamling
To-faset indkaldelse, der sendes til tiden, med endelig dagsorden, bilag og RSVP.
Det rigtige event til de rigtige beboere
Ikke alle events angår alle. Et gruppemøde skal ikke fylde hos 90 husstande, og et fase-arrangement angår måske kun én del af bebyggelsen.
Events kan målrettes hele foreningen, en arbejdsgruppe, en fase eller bestyrelsen. Målgruppen styrer både, hvem der kan se eventet, hvem der får indkaldelse og påmindelser, og hvem der kan svare. Det holder støjen nede og gør det tydeligt for den enkelte beboer: det du ser, angår dig.
Events oprettes som kladde, så bestyrelsen kan forberede i ro og mag og først udgive, når alt er på plads. Ved udgivelsen sendes indkaldelsen til målgruppen - og skulle et arrangement blive aflyst, får de tilmeldte naturligvis besked.
Resten af foreningen forstyrres ikke.
Tilmelding, bilag, plakat og QR
Fra digital indkaldelse til en plakat i opgangen - samme information, flere veje ind.
Beboere svarer direkte - til fællesspisning, arbejdsdag, fest eller møde. I ser løbende, hvem der kommer.
Indkaldelse, dagsorden, regnskab og bilag samlet på eventsiden - i stedet for spredte mails.
Systemet laver en plakat med QR-kode, så I kan hænge information op fysisk og lede ind til den digitale side.
Dem, der ikke har svaret på tilmeldingen, får automatisk en påmindelse - uden manuel opfølgning.
Plakaten med QR-kode er mere end en pæn detalje. Mange foreninger har beboere, der sjældent åbner mail eller app - men alle går forbi opslagstavlen i opgangen. Plakaten trykkes direkte fra eventet, og QR-koden leder ind til eventsiden med al information og tilmelding. Samme indhold, to veje ind - og ingen skal vedligeholde to versioner.
Se det i praksis · 1:03Tilmeld dig arrangementerVideo + skrevet guide trin for trin
AI
To-faset indkaldelse til generalforsamling
Generalforsamlingen har sin egen rytme - indkaldelse først, forslag og endelig dagsorden bagefter.
NaboPortalen understøtter et to-faset forløb: først en første indkaldelse, hvor I kan oplyse fristen for forslag, og dernæst den endelige indkaldelse med dagsorden og bilag. Beboere får besked, kan tilmelde sig og finde materialet samme sted - i stedet for en stak løse mails.
Forløbet matcher det, vedtægterne typisk kræver: beboerne skal have mulighed for at stille forslag, og forslagene skal med i den endelige dagsorden. Efter mødet kan referatet lægges på eventet, så indkaldelse, bilag og referat hænger sammen - også når nogen leder efter det om tre år. Sammen med dokumentarkivet giver det en komplet, søgbar historik over foreningens formelle beslutninger.
Har foreningen en administrator? Så kan GF forberedes udefra
Foreninger med et administrationsselskab eller en ekstern administrator kan lade administratoren forberede generalforsamlingen - uden at give slip på beslutningen.
Via Portfolio Dashboard kan administratoren oprette generalforsamlingen med dato, dagsorden, regnskab og budget som bilag - på én eller flere ejendomme ad gangen. Eventet lander som kladde hos bestyrelsen, der gennemgår, justerer og udgiver. Indkaldelsen til beboerne er altid foreningens egen beslutning.
AIFør og efter med events og indkaldelser
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Indkaldelser som løse mails og sedler
- Ingen ved, hvem der kommer
- Bilag og dagsorden ligger spredt
- Information om arrangementet bliver væk
- Alle events sendes til alle - også dem de ikke angår
Efter
Overblik- Event med dato, sted og praktisk info
- RSVP giver overblik over deltagere
- Indkaldelse, bilag og referat samlet ét sted
- Plakat og QR leder ind til det digitale
- Målgrupper sikrer, at kun de rigtige får besked
Ofte stillede spørgsmål
Kan vi oprette arbejdsdage som events?+
Ja. Arbejdsdage kan oprettes som events med information, målgruppe og eventuelt tilmelding (RSVP).
Kan generalforsamlinger og møder oprettes?+
Ja. Events kan bruges til møder, indkaldelser og bilag - inkl. et to-faset forløb for generalforsamling med første indkaldelse og endelig dagsorden.
Kan beboere tilmelde sig?+
Ja. RSVP kan bruges, når foreningen ønsker tilmelding, så I får overblik over, hvem der kommer.
Kan der laves plakat og QR?+
Ja. Events understøtter plakat og QR, så I kan hænge information op fysisk og lede beboere ind til den digitale side.
Får beboere påmindelser?+
Ja. Dem, der ikke har svaret på tilmeldingen, får automatisk en påmindelse et valgt antal dage før. Første og anden indkaldelse til generalforsamlingen sendes også af sig selv.
Kan events målrettes en gruppe eller en del af bebyggelsen?+
Ja. Events kan målrettes hele foreningen, en arbejdsgruppe, en fase eller bestyrelsen - og kun målgruppen ser eventet og får besked.
Kan beboere kommentere på et event?+
Ja. Spørgsmål og svar samles på eventsiden, så alle kan se dem.
Kan vores administrator oprette generalforsamlingen for os?+
Ja. Har foreningen en administrator med Portfolio Dashboard, kan administratoren forberede eventet med bilag - det leveres som kladde, og bestyrelsen udgiver selv.
Vil I se events og indkaldelser sat op til jeres forening?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres arbejdsdage, fester og generalforsamling - og viser, hvordan de kan samles med RSVP og bilag.