Dokumentarkiv
Dokumentarkiv til boligforeninger
Dokumenter er noget af det vigtigste i en boligforening, men de ligger ofte spredt. NaboPortalen samler husorden, vedtægter, referater og interne filer i ét arkiv med mapper, adgang pr. rolle og søgning, der også finder ord inde i filerne. Bestyrelsen bestemmer, hvem der skal godkende nye dokumenter, før beboerne ser dem, og et dokument eller en mappe kan sendes til foreningens administrator uden at åbne resten af arkivet. Dokumenter kan også kobles til en sag, et arrangement eller en opgave i årshjulet.
Se videoen · 1:48
AI
Sådan hænger det sammen
Et eksempel: Bestyrelsen har besluttet, at referater først må ses af beboerne, når et flertal i bestyrelsen har godkendt dem. Den regel er sat på mappen Referater, så den gælder alt, der lægges dér.
- 1Sekretæren lægger referatet op
Referatet fra bestyrelsesmødet lægges i mappen Referater. Det bliver ikke synligt for beboerne endnu, men venter på godkendelse.
- 2Bestyrelsen godkender
De andre i bestyrelsen får besked, åbner referatet og godkender det eller afviser det med en kort begrundelse. Så er det tydeligt, hvem der har sagt god for hvad.
- 3Referatet bliver offentliggjort
Når flertallet har godkendt, bliver referatet synligt for beboerne og kan findes ved søgning, også på ord inde i selve filen.
- 4Administratoren får det, de skal bruge
Skal administratoren bruge referatet, deler bestyrelsen netop det dokument med dem. Resten af arkivet forbliver lukket, og delingen kan trækkes tilbage igen.
Bilagsgodkendelse sker to steder
Bilagsgodkendelse i NaboPortalen sker enten på sagen, når nogen har lagt penge ud, eller i dokumentarkivet, når en faktura eller et bilag skal godkendes af bestyrelsen. Selve betalingen sker i foreningens bank.
I dokumentarkivet: fakturaer og bilag
Fakturaer og bilag lægges i en mappe i arkivet, og bestyrelsen har sat en godkendelsesregel, fx at både formand og kasserer skal godkende. De får besked, åbner bilaget og godkender eller afviser det med en begrundelse, så det bagefter står, hvem der har sagt god for hvad.
På sagen: udlæg
Har viceværten eller en anden lagt penge ud, registreres udlægget på sagen med beløb og kvittering. Sagen går til kassereren, som godkender udlægget og markerer det som udbetalt. Viceværten kan registrere et udlæg, men ikke selv godkende det.
NaboPortalen holder styr på, hvad der er lagt ud, hvem der har godkendt, og hvornår det er betalt. Pengene overføres fra foreningens bank som altid, og bogføringen sker i foreningens eget regnskab.
1:48Se det i praksis · video 1:48
Dokumentarkivet
Mapper og synlighed, referater skrevet direkte i appen og Dropbox eller OneDrive, der synkroniserer begge veje.
Når dokumenter ligger for mange steder
Et referat i en gammel mail. Husordenen på en hjemmeside i en uvis version. En leverandøraftale hos et tidligere bestyrelsesmedlem. En guide i en privat mappe.
Spredt og sårbart
Spredt- Dokumenter ligger i mails og private mapper
- Ingen ved, hvilken version der er nyest
- Viden forsvinder ved bestyrelsesskifte
- De samme spørgsmål bliver stillet igen
Samlet og søgbart
Samlet- Alt ligger ét sted i mapper og kategorier
- Nyeste version er tydelig
- Adgang styres pr. rolle og gruppe
- Søgning finder ord inde i filerne
Én samlet dokumentstruktur
Mapper, kategorier og samlinger gør arkivet overskueligt - også når det vokser.
Dokumenter kan organiseres i mapper, kategorier og samlinger, og vises i både gitter og liste med tydelige filtype-ikoner. Beboere får adgang til det, de skal bruge, mens interne dokumenter kan holdes for bestyrelse, vicevært eller bestemte arbejdsgrupper og udvalg.
Upload er enkelt: filer - og hele mapper fra computeren - kan trækkes direkte ind, så det ikke tager en hel aften at flytte arkivet over. Har foreningen allerede sit arkiv i Dropbox eller OneDrive, kan mappen kobles til og synkroniseres begge veje, så I ikke behøver flytte noget.
Fuldtekstsøgning i PDF, Word og Excel
Dokumenter skal ikke bare gemmes - de skal kunne findes.
Arkivet søger ikke kun i filnavne. Det søger inde i indholdet af PDF-, Word- og Excel-filer, så et referat, en aftale eller en husordensregel kan findes på et enkelt søgeord - selv om man ikke kan huske, hvilken fil det stod i.
Det gør en stor forskel i praksis: beboere og ansvarlige finder selv svaret i stedet for at skrive til bestyrelsen.
Versioner, godkendelse og adgang pr. rolle
Struktureret arbejde med indhold - så det rigtige dokument er det, alle ser.
Se det i praksis · 1:48DokumentarkivetVideo + skrevet guide trin for trin- Versioner, så nyeste udgave er tydelig
- Kladde, til godkendelse og publiceret
- Ældre udgaver kan arkiveres som historik
- Beboere: husorden, regler, referater
- Vicevært: tekniske vejledninger og drift
- Bestyrelse: interne notater og aftaler
Del et konkret dokument med jeres administrator
Har foreningen et administrationsselskab eller en ekstern administrator, kan dokumenter deles begge veje - uden at åbne hele arkivet.
Bestyrelsen kan dele et konkret dokument eller en konkret mappe med administratoren - fx årsregnskabet til gennemsyn eller bilag til en byggesag. Delingen omfatter kun det delte, kan trækkes tilbage igen og logges. Og når administratoren uploader materiale til foreningen - budgetbrev, vedligeholdelsesplan eller GF-bilag - lander det direkte i foreningens eget arkiv med de rette adgange.
Læs mere om samarbejdet i Portfolio Dashboard eller på siden til administratorer.
AIViden der overlever bestyrelsesskifte
Når dokumenter og historik er samlet, kan nye kræfter tage over uden at starte forfra.
Nye bestyrelsesmedlemmer, arbejdsgrupper og koordinatorer kan finde aftaler, referater og beslutningsgrundlag samlet ét sted. Det gør foreningen mindre afhængig af, at bestemte personer husker, hvor tingene ligger.
AIFør og efter med et samlet dokumentarkiv
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Referater i mails og private mapper
- Uvist hvilken version der gælder
- Viden forsvinder ved bestyrelsesskifte
- Man kan kun søge på filnavne
Efter
Overblik- Alt samlet i mapper og kategorier
- Versioner og publicering gør nyeste tydelig
- Adgang styres pr. rolle og gruppe
- Fuldtekstsøgning i PDF, Word og Excel
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke dokumenter kan ligge i arkivet?+
Foreningen kan samle husorden, vedtægter, referater, guides, driftsdokumenter, leverandørinfo og interne filer - organiseret i mapper, kategorier og samlinger.
Kan nogle dokumenter være interne?+
Ja. Dokumenter kan adgangsstyres, så kun relevante roller eller arbejdsgrupper kan se dem - fx interne bestyrelsesdokumenter eller tekniske vejledninger for vicevært.
Kan man søge inde i dokumenterne?+
Ja. Arkivet har fuldtekstsøgning i PDF, Word (.docx) og Excel (.xlsx), så et dokument kan findes på et ord, der står inde i filen - ikke kun i filnavnet.
Kan beboere finde nyeste version?+
Ja. Dokumenter kan arbejdes med i versioner og publiceres, så den nyeste udgave er den, beboerne ser.
Hvordan flytter vi vores eksisterende dokumenter ind?+
Filer og hele mapper fra computeren kan trækkes direkte ind i arkivet, så det er hurtigt at flytte et eksisterende arkiv over. Ligger arkivet i Dropbox eller OneDrive, kan mappen i stedet kobles til og synkroniseres begge veje.
Kan arkivet synkroniseres med Dropbox eller OneDrive?+
Ja. Foreningen kobler sin Dropbox- eller OneDrive-konto til og vælger de mapper, der skal være en del af arkivet. Filerne synkroniseres begge veje, indekseres til søgning og får adgang pr. rolle i NaboPortalen.
Hvordan foregår bilagsgodkendelse i NaboPortalen?+
Bilagsgodkendelse sker to steder. På sagen: udlæg registreres med kvittering, kassereren godkender og markerer det som udbetalt, og viceværten kan ikke selv godkende sit eget udlæg. I dokumentarkivet: fakturaer og bilag lægges i en mappe, og bestyrelsen har sat en godkendelsesregel, fx at både formand og kasserer skal godkende. Selve betalingen sker i foreningens bank.
Kan dokumenter bruges sammen med sager og guider?+
Ja. Et dokument kan kobles til en sag, et arrangement eller en opgave i årshjulet, så tilbud, vejledninger og bilag ligger, hvor arbejdet foregår. Guider vises for beboeren, mens en fejlmelding skrives.
Kan vi dele dokumenter med vores administrator?+
Ja. Bestyrelsen kan dele et konkret dokument eller en konkret mappe med foreningens administrator - uden at give adgang til resten af arkivet. Delingen kan trækkes tilbage og logges.
Vil I se jeres dokumenter samlet og søgbare ét sted?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres referater, husorden og aftaler - og viser, hvordan de kan samles med adgang og søgning.