Sikkerhed og drift
Hvor jeres data ligger, og hvem der har adgang
En forening, der lægger beboeroplysninger og sager ind i et system, bør kunne få at vide hvor data ligger, hvem der kan se dem, hvilke driftsmål vi arbejder efter, og hvad der sker, hvis samarbejdet stopper. Her står svarene, uden forbehold og markedsføringssprog.
Hvor data ligger
Systemet kører på serveren nlsh04 hos PerfGrid.
Vi overfører ikke selv data til lande uden for EU/EØS. Det sker kun, hvis foreningen selv kobler en tjeneste på.
Hver forening har eget subdomæne og isoleret database. Foreninger deler ikke data.
Tallene kommer fra PerfGrids egen overvågning af serveren og opdateres løbende. Se den fulde statusside.
Oppetid, support og vedligehold
Det her er de mål, vi driver systemet efter. De står her, så en bestyrelse kan holde os op på dem, i stedet for at skulle gætte.
Hostingen er dækket af PerfGrids servicegaranti på 99,9 % oppetid, målt over 12 måneder. Garantien dækker ikke planlagt vedligehold, fejl i det overordnede net uden for datacentret, strømsvigt og andre forhold, PerfGrid ikke har indflydelse på. Det faktiske tal for de seneste 30 dage vises ovenfor. Se PerfGrids vilkår.
Åbningstiden er hverdage kl. 10-17. Henvendelser besvares inden én hverdag. Fejl, der forhindrer foreningen i at bruge systemet, tages med det samme: i åbningstiden rettes de typisk inden for 1-3 timer, uden for åbningstiden inden for 24 timer. Uden for åbningstiden meldes fejl via support i systemet. I taler med den, der har bygget systemet, så en fejl rettes uden at gå gennem en kø.
Planlagt vedligehold med nedetid varsles i systemet på forhånd og lægges uden for almindelig arbejdstid. Løbende opdateringer sker uden nedetid.
Backup, kryptering og roller
Backup
Der tages backup dagligt, og backup opbevares i 30 dage. Det betyder, at data kan gendannes, hvis noget bliver slettet ved en fejl eller går tabt.
Forbindelse
Al trafik til systemet går over HTTPS med TLS. Adgang kræver login eller en API-nøgle, som bestyrelsen har udstedt. Der er ingen offentligt tilgængelige beboer- eller sagsdata.
Roller og adgang
Adgang styres pr. rolle. En beboer ser sine egne sager og det, foreningen har gjort tilgængeligt. Bestyrelse, vicevært og TEK ser det, deres rolle kræver. Arbejdsgrupper ser deres egne rum.
Håndværkere får adgang til den enkelte sag, ikke til foreningens system som helhed. Det fjerner behovet for delte kodeord, som er den mest almindelige måde at miste kontrollen med adgang på.
Hvem er ansvarlig for hvad?
Rollefordelingen er ikke en formalitet. Den afgør, hvem en beboer skal henvende sig til, og hvem der hæfter for hvad.
Foreningen er dataansvarlig
Foreningen bestemmer, hvilke oplysninger der lægges i systemet, hvem der har adgang, og hvor længe data gemmes. En beboer, der vil have indsigt i eller slettet sine oplysninger, skal derfor henvende sig til sin forening.
Kim Tetzlaff ApS er databehandler
Vi behandler kun foreningens data efter foreningens instruks, og vi bruger dem ikke til egne formål. Der indgås en databehandleraftale ved opstart.
Underdatabehandlere
Vi bruger én underdatabehandler: PerfGrid, som leverer hosting og drift fra et datacenter i Holland. Tages nye underdatabehandlere i brug, oplyses det på denne side, inden det sker.
Dropbox, Microsoft og de systemer, foreningen giver adgang via API'et, er ikke vores underdatabehandlere. Dem vælger foreningen selv, og foreningen har sin egen aftale med dem.
Dropbox, OneDrive og API
Begge dele er slået fra, indtil foreningen selv tager dem i brug, og det er foreningen, der bestemmer, hvad der deles.
Dropbox og OneDrive
Foreningen kobler sin egen konto på og vælger de mapper, der skal med i dokumentarkivet. NaboPortalen læser og skriver kun i de mapper, ser aldrig adgangskoden og gemmer adgangsnøglen krypteret. Intet slettes automatisk, og ved afbrydelse bliver filerne liggende begge steder. Læs mere om integrationen.
API til andre systemer
Bestyrelsen kan udstede API-nøgler til fx administratorens system. Hver nøgle får kun adgang til de områder, foreningen vælger, og beboeres kontaktoplysninger kræver en særskilt tilladelse. Nøglen vises én gang, udløber senest efter 24 måneder og kan tilbagekaldes med det samme. Alle kald logges og gemmes i 13 måneder. Læs mere om API'et og webhooks.
Hvilke oplysninger der behandles, står i privatlivspolitikken.
Binding, opsigelse og exit
Binding og opsigelse
Ved månedlig betaling er opsigelsesvarslet løbende måned plus en måned. Et årsabonnement løber året ud og fornys ikke automatisk uden aftale. Der er ingen oprettelsesgebyrer, ingen moduler at tilkøbe undervejs, og hjælp til opsætningen er med i prisen. Priserne står offentligt på prissiden.
Hvis I stopper
Foreningens data tilhører foreningen. Ved ophør udleveres en kopi af foreningens data i læsbare formater sammen med de dokumenter, der er lagt i systemet, så I kan tage dem med jer. Derefter slettes data fra drift og fra backup efter den aftalte periode.
Hvis vi stopper
NaboPortalen drives af Kim Tetzlaff ApS, en lille virksomhed. Det skal en forening kunne forholde sig til, før den lægger sin historik i systemet. Derfor gælder: Skulle driften ophøre, får foreningen mindst tre måneders varsel og en fuld kopi af sine data, som beskrevet ovenfor. Data ligger hos en uafhængig hostingleverandør i foreningens egen database, ikke på en privat computer, og backup kører uafhængigt af os.
Hvad systemet ikke gør
Et system, der påstår at kunne alt, er sværere at stole på end et, der siger fra. Det følgende er ikke med i dag:
Der er ingen indbygget kobling til administrations- eller økonomisystemer. Et andet system kan tale med NaboPortalen gennem API'et, men den kobling skal bygges i det andet system.
Beboer- og sagsdata sendes ikke til sprogmodeller eller andre AI-tjenester.
Ingen huslejeopkrævning, regnskab eller lejekontrakter. Det hører hjemme hos jeres administrator eller økonomisystem.
NaboPortalen er i dag en webløsning (PWA), der kan installeres på hjemmeskærmen og opfører sig som en app. Den ligger endnu ikke i App Store eller Google Play - en native app er på vej. Se beboerappen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor ligger foreningens data?+
Hos PerfGrid i Holland, altså inden for EU/EØS. Vi overfører ikke selv data til lande uden for EU/EØS. Hver forening har sit eget subdomæne og sin egen database. Kobler foreningen sin egen Dropbox eller OneDrive på, eller giver den et andet system adgang via API, sendes data dertil på foreningens instruks.
Hvem er dataansvarlig for beboernes oplysninger?+
Foreningen er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles i systemet. Kim Tetzlaff ApS er databehandler og behandler kun data efter foreningens instruks. Der indgås en databehandleraftale ved opstart.
Hvor ofte tages der backup?+
Der tages backup dagligt, og backup opbevares i 30 dage.
Hvad sker der med data, hvis vi stopper?+
Foreningens data tilhører foreningen. Ved ophør udleveres en kopi af foreningens data, og data slettes derefter fra drift og backup efter den aftalte periode.
Er der binding, og hvad er opsigelsesvarslet?+
Ved månedlig betaling kan abonnementet opsiges med løbende måned plus en måned. Et årsabonnement løber året ud og fornys ikke automatisk uden aftale. Der er ingen oprettelsesgebyrer, og alle funktioner er med fra start.
Er der en SLA eller et oppetidsmål?+
Hostingen hos PerfGrid er dækket af deres servicegaranti på 99,9 % oppetid målt over 12 måneder. Garantien dækker ikke planlagt vedligehold eller fejl uden for PerfGrids kontrol, fx i det overordnede net eller strømforsyningen. Det faktiske tal for de seneste 30 dage vises live på denne side. Åbningstiden er hverdage kl. 10-17, og support besvares inden én hverdag. Fejl, der forhindrer brug af systemet, rettes typisk inden for 1-3 timer i åbningstiden og inden for 24 timer uden for; uden for åbningstiden meldes de via support i systemet. Planlagt vedligehold varsles på forhånd og lægges uden for almindelig arbejdstid.
Hvad sker der, hvis Kim Tetzlaff ApS lukker?+
NaboPortalen drives af en lille virksomhed, og det skal en forening kunne forholde sig til. Derfor er aftalen: Skulle driften ophøre, får foreningen mindst tre måneders varsel og en fuld kopi af sine data i læsbare formater sammen med de dokumenter, der er lagt i systemet. Data ligger hos en uafhængig hostingleverandør i foreningens egen database, ikke på en privat computer.
Har systemet et API eller AI-funktioner?+
Der er et API, men ingen AI-funktioner. Bestyrelsen kan udstede en API-nøgle, så fx administratorens system kan læse eller skrive de oplysninger, foreningen har valgt. Der findes ingen nøgler, før foreningen opretter dem, og alle kald logges. Der er ingen færdige integrationer til administrations- eller økonomisystemer, og beboer- og sagsdata sendes ikke til sprogmodeller eller andre AI-tjenester.
Har I spørgsmål, der ikke er besvaret her?
Skriv hvad I skal bruge svar på, før I kan træffe en beslutning - så svarer vi konkret, også når svaret er nej.