En forretningsorden er bestyrelsens interne regelsæt. Vedtægterne siger, hvad bestyrelsen skal og må. Forretningsordenen beskriver, hvordan den gør det i praksis: hvordan der indkaldes til møder, hvem der laver hvad, hvordan referater skrives og sendes ud, og hvad der gælder for suppleanter. Den er nyttig, fordi den gør arbejdet mindre afhængigt af enkelte personer - især når nye medlemmer kommer til.
Hvad siger reglerne?
Almen afdeling (driftsbekendtgørelsen § 18): Her stiller bekendtgørelsen krav til indholdet. Afdelingsbestyrelsens forretningsorden skal indeholde bestemmelser om indkaldelse af suppleanter, suppleanters adgang til at deltage i bestyrelsesmøder og lejeres og andres adgang til at overvære bestyrelsesmøderne. Efter normalvedtægterne for almene boligorganisationer (bilag 1 § 20, stk. 4) kan afdelingsbestyrelsen i en forretningsorden fastsætte nærmere regler for sit arbejde. Siger forretningsordenen ikke noget om beboernes ret til at se dagsordener og referater - eller findes der ingen - skal afdelingsbestyrelsen efter samme bestemmelse sørge for, at dagsordenen gøres tilgængelig for beboerne, når der indkaldes til mødet eller kort tid efter, og at referatet gøres tilgængeligt senest 4 uger efter mødet. Boligorganisationens egne vedtægter bygger på normalvedtægterne, så paragrafnummeret kan være et andet hos jer. Boligorganisationens bestyrelse fastsætter efter normalvedtægterne (§§ 12 og 13) også en forretningsorden, som bl.a. afgør, om forretningsføreren selv kan antage nødvendig medhjælp, eller om bestyrelsen skal ansætte den.
Andelsboligforening (ABF’s standardvedtægter § 27, stk. 3): “I øvrigt bestemmer bestyrelsen selv sin forretningsorden.” Samme paragraf indeholder regler om habilitet og om, at sekretæren skriver referat, som hele bestyrelsen underskriver. Indkaldelse og beslutningsdygtighed står ikke i § 27 - dem kan forretningsordenen tage stilling til, hvis jeres vedtægter ikke gør det.
Ejerforening (normalvedtægten § 14, stk. 6): Bestyrelsen kan ved en forretningsorden fastsætte nærmere regler om fx indkaldelse til møder, konstitution, arbejdsdeling, føring af protokol, udsendelse af referat, skriftlige og elektroniske møder, tavshedspligt og suppleanter. Normalvedtægtens § 15 fastlægger allerede, at bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne, herunder formanden, er til stede, og at formandens stemme er afgørende ved stemmelighed. En forretningsorden kan ikke fravige det - det kræver i givet fald en ændring af vedtægterne.
Grundejer- og haveforeninger: Følger egne vedtægter. Tjek, om de nævner en forretningsorden, og hvad den må regulere.
Hvad står der typisk i en forretningsorden?
- Hvordan og hvor tit der indkaldes til bestyrelsesmøder - og med hvilket varsel
- Konstituering og arbejdsdeling: formand, næstformand, kasserer, sekretær
- Dagsorden, referat og hvem der godkender og sender referatet ud
- Suppleanter: hvornår de indkaldes, og om de må deltage i møderne
- Habilitet og tavshedspligt
- Beslutninger mellem møderne, fx på mail eller ved elektroniske møder
- Hvem der må tale på foreningens vegne og håndtere henvendelser
Typiske faldgruber
- Forretningsorden mod vedtægter. Forretningsordenen supplerer vedtægterne og kan ikke ændre dem. Er der modstrid, er det vedtægterne, der gælder.
- Den gamle, ingen kender. En forretningsorden, der ikke er gennemgået efter et bestyrelsesskifte, kan være ude af trit med, hvordan I faktisk arbejder. Det kan være en god idé at gennemgå den på det første møde efter generalforsamlingen.
- Uklare beslutninger mellem møderne. Uden en regel for mailbeslutninger kan det være uklart, om noget faktisk er besluttet.
Har I ingen forretningsorden, kan I tage udgangspunkt i vores skabelon til en forretningsorden for bestyrelsen og tilpasse den til jeres vedtægter.
Sådan hjælper NaboPortalen
Forretningsorden, vedtægter og referater kan ligge samlet i dokumentarkivet, så nye bestyrelsesmedlemmer kan finde dem fra første dag.