Administrator og ejendomsadministration

Mange ejer- og andelsboligforeninger har en professionel administrator til opkrævning, bogføring, regnskab og forberedelse af generalforsamlingen. Samarbejdet fungerer bedst, når det er tydeligt, hvem der gør hvad, og hvilke oplysninger der deles. Det gælder især, når foreningen tager et digitalt system i brug, og administratoren skal kobles på. Nogle foreninger bruger kun administratoren til økonomien, mens andre også lader den stå for kontakten til håndværkere og beboere.

Hvad må en ejendomsadministrator se i foreningens system? gennemgår, hvad administratoren har brug for at se, og hvad der bør forblive internt i bestyrelsen og blandt beboerne. Fra fjorten logins til ét arbejdsbord ser det fra administratorens side: hvordan hverdagen ser ud med mange foreninger, og hvorfor ét samlet overblik sparer tid for begge parter.

Det er også værd at aftale, hvordan beboernes henvendelser går videre. Skal beboerne skrive direkte til administratoren, eller går alt gennem bestyrelsen? Hvem svarer på spørgsmål om opkrævninger, og hvem tager sig af en fejlmelding? Jo tydeligere aftalen er, jo færre henvendelser falder mellem to stole, og jo lettere er det for en ny bestyrelse at overtage samarbejdet. Skriv gerne aftalen ned, så den ikke kun findes i en mailtråd.

Er I i tvivl om, hvad en administrator typisk står for, så se opslaget administrator i ordbogen. Administrerer I selv flere ejendomme, kan I læse om NaboPortalen til administratorer og porteføljeoverblikket, hvor henvendelser, sager og generalforsamlinger på tværs af ejendomme samles ét sted, mens foreningernes interne ting bliver i foreningerne.