Privatlivspolitik
Denne politik dækker to forskellige ting: hjemmesiden naboportalen.dk, og selve driftssystemet, som foreningerne bruger. Rollerne er ikke ens i de to tilfælde, og det har betydning for, hvem du skal henvende dig til.
Senest opdateret: 17. oktober 2026
To situationer, to roller
Det gælder, når du udfylder kontaktformularen eller besøger siden. Vi bestemmer selv formålet, og du henvender dig til os om dine rettigheder.
Foreningen bestemmer, hvad der lægges i systemet, og hvem der har adgang. Er du beboer, skal du derfor henvende dig til din forening, ikke til os.
Hvem står bag?
Kim Tetzlaff ApS
Løvstikkevej 59, 1. tv
2300 København S
CVR: 40793348
info@naboportalen.dk
Hjemmesiden: hvilke oplysninger behandler vi?
Når du udfylder kontaktformularen, kan vi behandle navn, e-mail, telefon, forening/ejendom, type forening, antal boliger og selve din besked. Vælger du emner (fx “Tickets og henvendelser”), bruger vi det til at forstå, hvad gennemgangen skal handle om.
Formål og behandlingsgrundlag
Vi behandler oplysningerne for at kunne svare, aftale en gennemgang og følge op. Behandlingen sker efter voreslegitime interesse i at kommunikere med potentielle kunder, eller fordi du selv har taget kontakt.
Statistik på hjemmesiden
Vi bruger vores egen, enkle besøgsstatistik uden cookies og uden tredjepartsværktøjer som Google Analytics. Der sættes ingen sporingscookies, og der bygges ingen profiler af besøgende.
Personoplysninger i driftssystemet
Når en forening bruger NaboPortalen, behandles der personoplysninger om beboere og andre brugere. Her er foreningen dataansvarlig, og Kim Tetzlaff ApS er databehandler. Vi behandler kun data efter foreningens instruks og bruger dem aldrig til egne formål, til markedsføring eller til at træne modeller.
Hvilke oplysninger findes i systemet?
- Navn, bolig eller adresse i foreningen, e-mail og eventuelt telefonnummer
- Brugerrolle og hvilke grupper man er med i
- Sager, herunder beskrivelse, billeder, dialog, status og historik
- Opslag, kommentarer og beskeder
- Bookinger af fælles faciliteter og tilmeldinger til events
- Dokumenter, foreningen selv lægger op eller henter ind fra sin egen Dropbox eller OneDrive
- Navn, e-mail og konto-id på den Dropbox- eller OneDrive-konto, foreningen har koblet på
- API-nøgler og en log over kald fra de systemer, foreningen har givet adgang
- Log over login og handlinger i systemet, af hensyn til sikkerhed og sporbarhed
Systemet er ikke bygget til følsomme personoplysninger, fx helbredsoplysninger. Foreningen bør ikke lægge den slags i sagsbeskrivelser eller dokumenter.
Hvor ligger data?
Hos PerfGrid i et datacenter i Holland, altså inden for EU/EØS. Vi overfører ikke selv data til lande uden for EU/EØS. Hver forening har eget subdomæne og egen database. Kobler foreningen sin egen Dropbox eller OneDrive på, eller giver den et andet system adgang via API'et, sendes data dertil på foreningens instruks (se afsnittet om integrationer nedenfor).
Underdatabehandlere
PerfGrid er vores eneste underdatabehandler og leverer hosting og drift. Tages nye i brug, oplyses det, inden det sker.
Backup og sletning
Der tages backup dagligt, og backup opbevares i 30 dage. Ved ophør udleveres en kopi af foreningens data, hvorefter data slettes fra drift og backup efter den aftalte periode.
Flere detaljer om hosting, adgang og roller står på Sikkerhed og drift.
Databehandleraftale
Der indgås en databehandleraftale med foreningen ved opstart. Den beskriver, hvad vi må og ikke må, hvilke sikkerhedsforanstaltninger der er truffet, hvilke underdatabehandlere der bruges, og hvad der sker med data ved ophør. Foreninger, der overvejer systemet, kan få aftalen at se på forhånd - bare bed om den.
Dropbox, OneDrive og API
Integrationerne er valgfrie og slået fra, indtil foreningen selv tager dem i brug. Det er foreningen, der beslutter, om data skal deles med en anden tjeneste eller et andet system, og hvad der deles. Foreningen er stadig dataansvarlig, og vi gør kun det, foreningen har bedt om.
Dropbox og OneDrive
- Foreningen kobler selv på. Det gør bestyrelsen eller foreningens administrator med foreningens egen konto hos Dropbox eller Microsoft. Vi anbefaler en konto, der tilhører foreningen, ikke et bestyrelsesmedlems private.
- Vi ser aldrig adgangskoden. Man logger ind hos Dropbox eller Microsoft. Vi får en adgangsnøgle, som gemmes krypteret, og kontoens navn, e-mail og konto-id, så foreningen kan se, hvilken konto der er koblet på.
- Kun de mapper, foreningen vælger. Dropbox og Microsoft giver adgang til hele kontoen, men NaboPortalen læser og skriver kun i de mapper, foreningen har valgt. Resten af kontoen bliver ikke læst.
- En kopi i arkivet. Filerne i de valgte mapper kopieres til foreningens dokumentarkiv hos os, indekseres, så man kan søge i dem, og vises kun for dem, foreningen har givet adgang. Filer, der lægges i de samme mapper i NaboPortalen, sendes den anden vej til foreningens konto.
- Intet slettes automatisk. Sletter man en fil det ene sted, bliver den markeret, og foreningen afgør selv, om den også skal slettes det andet sted. Vi opretter ingen delte links hos tjenesten.
- Vi kigger ikke i filerne. I vores driftsoverblik ser vi filnavne, status og fejl, så vi kan hjælpe, men ikke filernes indhold.
- Afbrydelse. Foreningen kan til enhver tid afbryde i NaboPortalen eller hos Dropbox eller Microsoft. Så tilbagekalder vi adgangsnøglen. Filerne bliver liggende begge steder, og kopien i arkivet slettes kun, hvis foreningen vælger det.
Dropbox og Microsoft er foreningens egne leverandører og ikke vores underdatabehandlere. Det, der ligger hos dem, er omfattet af foreningens egen aftale med tjenesten, og data kan efter den aftale ligge uden for EU/EØS.
API til andre systemer
- Kun bestyrelsen udsteder nøgler. Bestyrelsen, eller den, bestyrelsen har givet lov, kan oprette en API-nøgle, så et andet system, fx administratorens eller en leverandørs, kan læse eller skrive bestemte oplysninger.
- Foreningen vælger, hvad der deles. Hver nøgle får kun adgang til de områder, foreningen har sat flueben ved. Beboeres e-mail og telefonnummer kræver en særskilt tilladelse, og beskeder i chatten kan ikke hentes med en API-nøgle.
- Nøglerne er beskyttede. En nøgle vises kun én gang og gemmes derefter kun i en form, der ikke kan læses tilbage. Den udløber senest efter 24 måneder og kan tilbagekaldes med det samme.
- Alt logges. Hvert kald logges med tidspunkt, nøgle, hvad der blev hentet eller ændret, og IP-adresse. Bestyrelsen kan se loggen. Den gemmes i 13 måneder. Usædvanligt mange opslag giver en advarsel til bestyrelsen.
- Webhooks uden persondata. Foreningen kan få besked til et andet system, når noget sker. Beskeden indeholder kun id'er, status og tidspunkt og sendes kun til en krypteret adresse, foreningen selv har angivet.
Når foreningen giver et andet system adgang, er det en videregivelse, foreningen selv har besluttet. Modtageren er ikke vores underdatabehandler, og foreningen skal selv have en aftale med den, der modtager data.
Hvad kan du bede om - og hos hvem?
Du har rettigheder efter databeskyttelsesforordningen. Hvem du skal spørge, afhænger af, hvilken af de to situationer der er tale om.
Er du beboer og vil have indsigt i eller slettet oplysninger i foreningens system, skal du henvende dig til din forening. De er dataansvarlige og bestemmer over data. Vi kan ikke udlevere eller slette data uden foreningens instruks.
- Indsigt i hvilke oplysninger der behandles om dig.
- Rettelse hvis noget er forkert eller mangler.
- Sletning i visse tilfælde.
- Begrænsning af behandlingen i visse tilfælde.
- Indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.
- Dataportabilitet i visse tilfælde.
Handler det om hjemmesiden eller din henvendelse til os, kan du skrive til info@naboportalen.dk eller bruge kontaktformularen.
Hvis du er utilfreds med behandlingen
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at personoplysninger om dig behandles i strid med reglerne. Datatilsynet kan kontaktes via datatilsynet.dk. Vi vil dog sætte pris på at høre om det først, så vi har mulighed for at rette op.
Spørgsmål om data, før I beslutter jer?
Bed om databehandleraftalen, eller spørg til noget konkret - vi svarer også, når svaret er nej.