Driftssystem til boligforeninger
Bedre fejlmeldinger giver hurtigere løsninger
Vicevært og TEK/Vicevært står ofte midt mellem beboeren, bestyrelsen og leverandøren. De skal vurdere problemet, finde historik, stille opklarende spørgsmål, dokumentere handlinger og sende sager videre, når der er brug for det.
Når sager ligger samlet, bliver arbejdet lettere
Det er forskellen mellem løse tråde og et samlet forløb med historik.
Før
Støj- Billeder bliver sendt på sms
- Beskeder ligger i flere tråde
- Det er uklart hvem der har ansvaret
- Historikken er svær at finde
- De samme spørgsmål bliver stillet igen
- Bestyrelsen mangler beslutningsgrundlag
Efter
Overblik- Sagen ligger ét sted
- Billeder og dialog er samlet
- Status og ansvar er tydeligt
- Vicevært kan dokumentere vurdering og handling
- Bestyrelsen kan se hele grundlaget
- Viden kan bruges næste gang
Bedre fejlmeldinger fra start
Når beboeren opretter en sag i NaboPortalen, kan sagen indeholde kategori, beskrivelse, billeder og information om hvad der allerede er forsøgt.
Det gør det nemmere for vicevært at vurdere, om problemet kan løses internt, om der skal stilles flere spørgsmål, eller om sagen skal videre.
Artiklen TEK-gruppen og bedre fejlmeldinger går tættere på arbejdsgangen mellem beboer, vicevært og TEK.
Guider sorterer de simple ting fra
Nogle problemer kræver ikke en sag. De kræver bare den rigtige vejledning.
Med guider før ticket kan beboeren få hjælp til simple tjek, før sagen oprettes. Det kan reducere antallet af unødige henvendelser og samtidig give bedre sager, når der faktisk er brug for hjælp.
Historik på sagen
Når vicevært arbejder med en sag, skal vedkommende kunne se hele sammenhængen.
Hvad har beboeren skrevet? Hvilke billeder er vedhæftet? Hvad er allerede forsøgt? Har der været lignende sager før? Er der tidligere kommentarer eller vurderinger? Den historik gør det lettere at handle rigtigt.
Sagsstyringen samarbejder med foreningens lager: brugte dele registreres direkte på sagen, beholdningen tælles ned automatisk, og servicebogen viser tidligere sager i samme bolig - inklusive hvordan de blev løst, og hvad der blev brugt.
- Beskrivelse og kategori
- Billeder og vedhæftninger
- Hvad er forsøgt?
- Lignende sager og historik
- Brugte dele fra lageret
Send videre til bestyrelsen
Hvis sagen kræver godkendelse, udgift, ekstern leverandør eller rekvisition, kan den sendes videre med dokumentation.
Bestyrelsen får dermed ikke bare en løs besked. Den får et samlet grundlag med billeder, vurdering, dialog og status. Det gør overleveringen mere præcis.
Kræver sagen en ekstern fagmand, kan I tildele en håndværker fra foreningens liste direkte fra sagen og give dem sikker adgang til netop den sag - uden delte kodeord. Læs mere om håndværkerliste og entreprenøradgang.
Turnus, arbejdsgrupper og aktivt ansvar
Hvis vicevært eller arbejdsgrupper arbejder efter skema, turnus eller vagter, kan NaboPortalen hjælpe med at holde styr på, hvem der er aktiv lige nu.
Det betyder, at beskeder, opgaver og notifikationer kan målrettes den gruppe eller person, der faktisk har ansvaret. Det giver hurtigere afklaring og mindre støj for resten af foreningen.
- Tjek skralderum
- Gennemgå fællesarealer
- Besvar gruppebeskeder
Sæsonopgaver og praktisk drift samlet med historik
Årshjulet kan hjælpe vicevært og arbejdsgrupper med at holde styr på de opgaver, der kommer igen.
Det kan være gennemgang af fællesarealer, mindre vedligehold, eftersyn, havearbejde eller opgaver der skal løses på bestemte tidspunkter af året. Når en gruppe overtager ansvaret, kan den se tidligere notater, afsluttede opgaver og ting der stadig mangler. Det gør det lettere at fortsætte arbejdet og undgå, at samme opgave bliver glemt eller løst to gange.
- Gennemgå fællesarealer
- Fjern ukrudt langs stier
- Klip hække omkring fællesområdet
- Tjek beplantning ved skralderum
Gårdmandsgruppe 1 fjernede ukrudt ved fælleshuset den 18. april.
Hækkene blev sidst klippet i august 2025.
Der er meldt om løse fliser ved stien mod skralderummet.
Eksempel på sag
Et konkret eksempel på de informationer, der gør det lettere at vurdere næste skridt.
- Renset filter
- Tjekket andre haner
- Vedhæftet billeder
Før og efter med samlet sagsflow
En tydelig før/efter-forskel gør det nemt at mærke værdien, uden at drukne i funktioner.
Før
Støj- Billeder på sms og beskeder i Messenger
- Beslutninger spredt i mails
- Uklar historik ved lignende problemer
- Bestyrelsen får kun halvdelen af grundlaget
Efter
Overblik- Sag med billeder, kategori og beskrivelse
- Dialog og status samlet ét sted
- Intern vurdering til vicevært og bestyrelse
- Historik gemmes til næste gang
Ofte stillede spørgsmål
Kan vicevært se billeder i sagen?+
Ja. Beboeren kan vedhæfte billeder, og vicevært kan se dem sammen med beskrivelse, dialog og status.
Kan vicevært skrive interne noter?+
Ja. Interne beskeder og vurderinger kan bruges, når sagen skal dokumenteres eller sendes videre.
Kan en sag sendes videre til bestyrelsen?+
Ja. Sager kan overdrages, så bestyrelsen får et samlet grundlag.
Kan vicevært registrere brugte dele fra lageret?+
Ja. Brugte dele vælges direkte på sagen, lagerbeholdningen tælles ned automatisk, og forbruget gemmes i boligens driftshistorik i servicebogen.
Kan systemet bruges af foreninger uden vicevært?+
Ja. Det passer især godt til foreninger, hvor Vicevært (TEKgrupper), bestyrelse eller arbejdsgrupper håndterer praktiske opgaver.
Vil I se, hvordan NaboPortalen kan bruges i jeres forening?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres hverdag, roller, opgaver og de ting I gerne vil gøre lettere.