Driftssystem til boligforeninger
Giv bestyrelsen overblik uden at gøre arbejdet tungere
Bestyrelsesarbejde i en boligforening handler om mere end møder og referater. Der skal svares på spørgsmål, tages stilling til sager, findes dokumenter, følges op på opgaver og overdrages viden til nye personer. NaboPortalen samler det arbejde, så bestyrelsen ikke skal være foreningens eneste hukommelse.
Bestyrelsen slipper for at være foreningens hukommelse
I mange foreninger ender bestyrelsen med at være dem, der skal huske alt. Hvornår blev hækken sidst klippet? Hvilken gruppe havde fællesarealerne i sidste måned? Blev skralderummet gennemgået? Hvem noterede de løse fliser? Hvad blev aftalt sidste år?
Med årshjulet, arbejdsgrupperne og sagerne i NaboPortalen kan den viden samles i systemet. Bestyrelsen kan oprette tilbagevendende opgaver, tildele ansvar til arbejdsgrupper og følge med i, hvad der bliver løst. Det gør foreningen mindre sårbar, når bestyrelsesmedlemmer skiftes ud, og det gør det lettere for nye personer at komme ind i arbejdet.
- Gennemgå fællesarealer
- Fjern ukrudt langs stier
- Klip hække omkring fællesområdet
- Tjek beplantning ved skralderum
Gårdmandsgruppe 1 fjernede ukrudt ved fælleshuset den 18. april.
Hækkene blev sidst klippet i august 2025.
Der er meldt om løse fliser ved stien mod skralderummet.
Bedre sager før beslutning
Når en sag lander hos bestyrelsen, bør den ikke starte med uklarhed.
NaboPortalen kan samle billeder, beskrivelse, kategori, dialog, viceværtsvurdering og tidligere handlinger på samme sag. Det giver bestyrelsen et bedre grundlag for at tage stilling. Hvis der skal kontaktes leverandør, laves rekvisition eller godkendes en udgift, er informationen allerede samlet.
Se hvilken gruppe der har ansvaret lige nu
Når opgaver går på skift mellem arbejdsgrupper, kan det hurtigt blive uklart, hvem der har ansvaret i denne uge, hvem der skal have besked, og hvem der skal følge op på en opgave.
I NaboPortalen kan bestyrelsen se den aktive gruppe direkte i systemet. Det gør det nemmere at målrette beskeder, følge op på opgaver og sikre, at den rette gruppe bliver adviseret, når det er deres tur. Bestyrelsen slipper dermed for at holde styr på turnus i regneark, gamle dokumenter eller manuelle beskeder.
- Tjek skralderum
- Gennemgå fællesarealer
- Besvar gruppebeskeder
Årshjul til drift, opgaver og opfølgning
Årshjulet hjælper bestyrelsen med at få overblik over tilbagevendende opgaver og praktisk drift.
Det kan være service, eftersyn, arbejdsdage, hækklipning, fællesarealer, skralderum, legeplads, sæsonopgaver og andre ting, der skal huskes på bestemte tidspunkter. Når opgaverne ligger i systemet, kan de tildeles arbejdsgrupper og udvalg, følges op og gemmes med historik. Det betyder, at bestyrelsen ikke skal starte forfra hvert år.
Dokumenter, referater og beslutninger samlet
Vedtægter, husorden, referater, leverandøraftaler, driftspapirer og interne beslutninger bør ikke ligge spredt hos forskellige personer.
NaboPortalen kan samle dokumenterne og give adgang til de rigtige personer. Beboere kan få adgang til det, de skal kunne finde. Bestyrelsen kan have adgang til interne dokumenter. Grupper kan have adgang til det, der er relevant for deres arbejde. Det skaber bedre orden og gør det lettere at finde information, når der er brug for den.
Husorden, vedtægter, referater og leverandørinfo ligger ét sted - så nye personer ikke skal lede i gamle mails eller spørge rundt.
Kommunikation til beboere uden støj
Bestyrelsen skal ofte informere beboerne om praktiske forhold, fælles opgaver, vigtige beskeder, regler, ændringer og beslutninger.
I NaboPortalen kan kommunikationen samles, så beboerne får én tydelig indgang til opslag og beskeder. Det gør det lettere at sikre, at vigtig information ikke forsvinder i mails, opslagstavler eller sociale medier.
Arbejdsdag, ændringer i fællesarealer, eller vigtig info om skralderum: én kanal, ét arkiv og færre spørgsmål bagefter.
Bestyrelsens overblik
Et samlet dashboard gør det let at se hvad der er åbent, hvad der afventer, og hvilke opgaver der er på vej.
Har foreningen en administrator? Kobl samarbejdet på
Mange bestyrelser deler arbejdet med et administrationsselskab, en advokat eller en ekstern administrator. Det samarbejde kan også samles i systemet.
Bestyrelsen kan sende henvendelser til administrator med status og frist, overdrage en konkret sag - fx en forsikringssag - og dele et konkret dokument til gennemsyn. Administratoren kan forberede generalforsamlingen og uploade materiale direkte til foreningens arkiv. Alt sker aktivt og sporbart: administrator ser aldrig feed, chat, opslagstavle eller sager, der ikke er overdraget.
Læs mere om Portfolio Dashboard - eller send siden til administratorer videre til jeres administrator. I ordbogen kan I desuden slå begreberne op - fx bestyrelse og generalforsamling.
Ofte stillede spørgsmål
Kan bestyrelsen se alle sager?+
Bestyrelsen kan få det overblik foreningen vælger, og kan se sager, historik og dokumentation der er relevant for bestyrelsens arbejde.
Kan vi bruge systemet til referater?+
Ja. Referater kan samles i dokumentbiblioteket sammen med vedtægter, husorden og andre vigtige filer.
Kan årshjulet bruges til bestyrelsesopgaver?+
Ja. Årshjulet kan bruges til drift, frister, tilbagevendende opgaver og interne bestyrelsesopgaver.
Kan vi målrette beskeder til bestemte arbejdsgrupper?+
Ja. Kommunikation og notifikationer kan målrettes efter roller, arbejdsgrupper og opsætning.
Vil I se, hvordan NaboPortalen kan bruges i jeres forening?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres hverdag, roller, opgaver og de ting I gerne vil gøre lettere.