Driftssystem til boligforeninger
Sådan fungerer NaboPortalen
NaboPortalen er ét system, hvor beboere, vicevært, bestyrelse, arbejdsgrupper og administrator arbejder i de samme sager, dokumenter og opgaver, hver fra deres rolle. En fejlmelding kan bruge dele fra lageret, give en håndværker adgang og ende som et betalt bilag hos kassereren. Et nyt dokument godkendes af bestyrelsen, før beboerne ser det, og en opgave i årshjulet finder selv den gruppe, der har turen.
Tre forløb, hvor funktionerne arbejder sammen
NaboPortalen er ikke en række løse moduler. Her er tre almindelige forløb: hvem der gør hvad, og hvad systemet sørger for af sig selv bagefter.
Fra fejlmelding til betalt bilag
- 1
Beboeren skriver, hvad der er galt, og får forslag til guider undervejs. Hjælper de ikke, oprettes sagen med billede eller video.
- 2
Viceværten skriver med beboeren på sagen og bruger en ny pakning fra lageret. Beholdningen tælles ned.
- 3
Håndværkeren fra foreningens håndværkerliste får adgang til netop den sag, hvis der skal mere til.
- 4
Kassereren får sagen, når viceværten har registreret sit udlæg med kvitteringen som bilag. Kassereren godkender udlægget, betaler fra foreningens bank og markerer det som udbetalt.
- 5
Servicebogen får hele forløbet, når sagen lukkes, så næste sag i samme bolig starter med historikken.
Dele foreslås ud fra sagens kategori. En vare, der er ved at slippe op, kommer på indkøbslisten. Udlægget lander hos kassereren uden at nogen skal huske at sende det.
Fra upload til godkendt dokument
- 1
Viceværten lægger en ny vejledning til vaskeriet i en mappe, som beboerne kan se.
- 2
Mappen kræver bestyrelsens godkendelse, så dokumentet venter og er ikke synligt for beboerne endnu.
- 3
Bestyrelsen får besked, åbner dokumentet og godkender det eller afviser det med en kort begrundelse.
- 4
Beboerne kan se og søge i dokumentet, så snart det er godkendt.
- 5
Administratoren kan få netop det dokument delt, uden adgang til resten af arkivet.
Beskeder til dem, der skal godkende, samles. Kommer der en ny version, mens der godkendes, starter godkendelsen forfra. Stopper et bestyrelsesmedlem, regnes kravet om.
Fra årshjul til opgave i turnus
- 1
Bestyrelsen lægger "rens tagrender" i årshjulet som en opgave hvert efterår, fordelt på foreningens grupper.
- 2
Årshjulet opretter opgaven til tiden hos den gruppe, der har turen, og gruppen får en påmindelse.
- 3
Gruppen løser opgaven og markerer den som løst. Kan et medlem ikke selv, kan opgaven gives videre til en anden.
- 4
Næste gruppe overtager opgaven automatisk, hvis den ikke bliver løst i tide.
- 5
Historikken viser, hvem der løste hvad, så næste år starter med overblik.
Næste års opgaver oprettes af sig selv. Opgaver, der er over tiden, markeres som forfaldne. Gruppen får besked, når det er dens tur.
Kort og neutralt om, hvad systemet har, hvad det ikke har endnu, og hvad det koster: NaboPortalen i fakta.
Fra beboerens spørgsmål til fælles løsning
En beboer skal ikke vide alt om foreningens interne arbejdsgange for at få hjælp. Beboeren skal bare have en tydelig indgang.
I NaboPortalen kan beboeren finde information, læse guides, se opslag, oprette en sag og følge med i status. Hvis problemet kan løses med en guide, bliver sagen måske aldrig nødvendig. Hvis der stadig er brug for hjælp, oprettes sagen med de oplysninger, vicevært eller bestyrelse skal bruge.
- 1. Beboeren finder informationStart
- 2. Systemet foreslår relevante guider
- 3. Sag oprettes hvis problemet fortsætterBedre sag
- 4. Vicevært vurderer sagen
- 5. Bestyrelsen godkender eller prioriterer, hvis det er nødvendigt
- 6. Viceværten løser sagen, eller en håndværker får adgang til den
- 7. Historikken gemmes til næste gangTil næste gang
Beboeren får hjælp, før en sag oprettes
Mange henvendelser handler om problemer, der enten kan løses af beboeren selv eller kræver en bedre beskrivelse, før andre kan hjælpe.
Derfor foreslår NaboPortalen relevante guides, mens beboeren skriver sin fejlmelding. Hvis en beboer for eksempel oplever lavt vandtryk, kan systemet vise en guide med typiske årsager og enkle ting, der kan tjekkes. Hvis problemet fortsætter, kan beboeren oprette sagen direkte bagefter og i beskrivelsen skrive, hvad der allerede er prøvet.
En beboer oplever lavt vandtryk i køkkenet. Systemet foreslår først en guide om rensning af filter, kontrol af andre haner og simple tjek. Hvis problemet stadig er der, opretter beboeren en sag med kategori, beskrivelse og billeder.
Vicevært får en bedre sag fra start, og beboeren oplever en mere klar proces.
Vicevært får bedre sager
Når en henvendelse kommer ind med kategori, billeder og en beskrivelse af problemet og hvad der allerede er forsøgt, bliver det lettere at vurdere næste skridt.
Vicevært eller TEK/Vicevært kan se dialogen, tilføje vurderinger, stille spørgsmål og sende sagen videre, hvis den kræver bestyrelsens godkendelse eller ekstern leverandør. Det giver færre løse beskeder, mindre dobbeltarbejde og bedre overblik.
- Tjek skralderum
- Gennemgå fællesarealer
- Besvar gruppebeskeder
Bestyrelsen får beslutningsgrundlag
NaboPortalen samler beslutningsgrundlaget, så bestyrelsen ikke skal starte med at spørge: Hvad er problemet? Hvem har set på det? Er der billeder? Hvad er allerede forsøgt?
Nogle sager kan løses direkte af vicevært eller TEK-gruppen. Andre kræver, at bestyrelsen tager stilling, godkender en udgift eller laver en rekvisition i et andet system. Sagen kan indeholde hele historikken, så bestyrelsen hurtigere kan vurdere næste skridt.
AIArbejdsgrupper, turnus og synligt ansvar
I NaboPortalen kan grupper og arbejdsgrupper bruges som aktive arbejdsrum. De kan også sættes op med turnus, så systemet ved, hvilken gruppe der er aktiv lige nu.
Se det i praksis · 1:14Foreningen – hele overblikketVideo + skrevet guide trin for trinNår turen skifter, kan gruppen få besked. Beboere og bestyrelse kan se, hvem der har ansvaret, og beskeder kan målrettes til den relevante gruppe. Det gør foreningens arbejde mindre afhængigt af regneark, manuelle påmindelser og personer der skal huske det hele.
- Tjek skralderum
- Gennemgå fællesarealer
- Besvar gruppebeskeder
Årshjulet som praktisk driftsmotor
Årshjulet er ikke kun en kalender. Det er et værktøj til at samle foreningens tilbagevendende opgaver, sæsonarbejde, ansvar og historik.
Foreningen kan bruge årshjulet til planlagt drift, service, eftersyn, havearbejde, fællesarealer, arbejdsdage og andre opgaver, der vender tilbage. Hvis gårdmandsgrupper arbejder på skift, kan årshjulet vise den aktive gruppe, relevante opgaver i perioden og historik fra tidligere grupper.
I maj kan årshjulet vise, at fællesarealerne skal gennemgås, ukrudt bør fjernes, hække bør vurderes, og skralderummet skal tjekkes. Gruppen kan samtidig se, hvad den tidligere gruppe løste i april.
- Gennemgå fællesarealer
- Fjern ukrudt langs stier
- Klip hække omkring fællesområdet
- Tjek beplantning ved skralderum
Gårdmandsgruppe 1 fjernede ukrudt ved fælleshuset den 18. april.
Hækkene blev sidst klippet i august 2025.
Der er meldt om løse fliser ved stien mod skralderummet.
Historikken bliver i foreningen
Sager, kommentarer, dokumenter, beslutninger, guides, billeder og afsluttede opgaver kan blive i systemet. Det gør det lettere for nye personer at tage over.
En af de største værdier i NaboPortalen er, at viden ikke forsvinder, når personer skifter rolle, stopper i bestyrelsen eller forlader en arbejdsgruppe. Det skaber kontinuitet i en hverdag, hvor mange opgaver bæres af frivillige kræfter.
Har foreningen en administrator? Så kan samarbejdet også samles
Foreninger med et administrationsselskab, en advokat eller en ekstern administrator kan koble administratoren på gennem Portfolio Dashboard - et separat arbejdsbord på tværs af ejendomme.
Bestyrelsen kan sende henvendelser til administrator, overdrage konkrete sager og dele konkrete dokumenter - og administratoren kan forberede generalforsamlinger og uploade materiale til foreningen. Administrator ser aldrig foreningens interne liv som feed, chat og opslagstavle, kun det der aktivt deles, og alle handlinger logges. Læs mere om Portfolio Dashboard eller siden til administratorer.
Samme sagsflow, sat op efter jeres type forening
En henvendelse behandles ikke ens i alle ejendomme. I nogle foreninger løser beboere og vicevært meget selv. I andre skal bestyrelsen hurtigere ind over. Flowet er det samme, men foreningen bestemmer selv kategorierne, hvad de forklarer beboeren, om de går til vicevært eller bestyrelse, og hvilke guider der foreslås.
- 1Beboer starter en sagBeboeren skriver, hvad der er galt.
- 2Guides vises undervejsGuide vistMens beboeren skriver, foreslår systemet relevante guider.
- 3Problemet løses måskeSag stoppetHvis guiden hjælper, behøver sagen ikke blive oprettet.
- 4Sag oprettes ved behovHvis problemet fortsætter, oprettes sagen med kategori, billeder og beskrivelse.
- 5TEK eller vicevært vurdererAfventer viceværtSagen vurderes, og det afklares om den kan løses internt.
- 6Bestyrelsen kobles på ved ekstern hjælpHvis der skal bruges leverandør, sendes sagen videre til bestyrelsen.
- 7Historik gemmesHistorik gemtLøsning, dialog og vurdering gemmes til næste gang.
Se det i praksis · 0:58Gør NaboPortalen til jeres egenVideo + skrevet guide trin for trinOfte stillede spørgsmål
Skal alle foreninger bruge samme flow?+
Nej. NaboPortalen kan tilpasses den måde foreningen arbejder på, så roller, ansvar og sagsflow passer til jeres hverdag.
Kan beboeren følge sin sag?+
Ja. Beboeren kan følge status, dialog og næste skridt i systemet.
Kan vicevært og bestyrelse skrive interne noter?+
Ja. Der findes intern kommunikation på sager, så vurderinger og praktiske noter kan holdes adskilt fra beboerens dialog.
Kan årshjulet bruges til andet end kalender?+
Ja. Årshjulet er tænkt som et driftsværktøj med opgaver, ansvar, status, historik og dokumentation.
Vil I se, hvordan NaboPortalen kan bruges i jeres forening?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres hverdag, roller, opgaver og de ting I gerne vil gøre lettere.