Driftssystem til boligforeninger
Bygget ud fra virkeligheden i en boligforening
NaboPortalen er ikke opstået som en løs idé om endnu et digitalt værktøj. Systemet bygger på praktisk erfaring med beboerkommunikation, bestyrelsesarbejde, tekniske henvendelser, arbejdsgrupper, fælles drift og selvforvaltning.
Baggrund
Før NaboPortalen arbejdede jeg med idéen gennem Arcomus - mit første forsøg på at skabe et digitalt system til ejendomme, kommunikation og fælles drift. NaboPortalen er videreudviklingen af de tanker, nu bygget tættere på de konkrete erfaringer, jeg selv har fået gennem arbejdet i en AlmenBolig+ afdeling.
Digitalt fælleshus
Et roligt sted for beskeder, sager, dokumenter, arbejdsgrupper og årshjul - uden generisk SaaS-støj.
Hvorfor NaboPortalen blev til
I mange boligforeninger er der masser af vilje til at få tingene til at fungere. Beboere hjælper til. Bestyrelsen tager ansvar. En vicevært, en teknisk gruppe eller en TEK gruppe vurderer henvendelser. Gårdmandsgrupper passer fællesarealer. Arbejdsgrupper løser praktiske opgaver. Der bliver skrevet beskeder, delt dokumenter, lavet aftaler og fulgt op på problemer.
Men meget af det sker ofte de forkerte steder.
I mails. På sms. I Messenger. I private Facebook tråde. I gamle referater. I regneark. Hos den ene person der “plejer at vide det”.
Det virker måske fint i perioder, men det bliver hurtigt sårbart. Når personer stopper, forsvinder viden. Når opgaver går på skift, bliver ansvar uklart. Når beboere ikke ved hvor de skal gå hen, bliver små spørgsmål til mange beskeder. Når sager mangler billeder og historik, tager de længere tid at løse.
NaboPortalen er lavet for at samle den hverdag ét sted.
Erfaring fra AlmenBolig+ og selvforvaltning
Jeg har været formand i en AlmenBolig+ afdeling i 10 år - og er det stadig i dag.
Det betyder, at jeg ikke kun har set boligforeningens arbejde udefra. Jeg har stået midt i det. Jeg har arbejdet med beboerhenvendelser, fælles beslutninger, praktiske problemer, kommunikation, drift, arbejdsdage, fællesarealer, økonomi, dokumenter, leverandører og de mange små ting, der følger med, når en afdeling i høj grad skal tage ansvar for sin egen hverdag.
I en AlmenBolig+ afdeling er selvforvaltning en vigtig del af modellen. Det giver store muligheder, men det stiller også krav til struktur. Hvis opgaver, ansvar og viden ikke er tydelige, bliver det hurtigt tungt for de få personer, der prøver at holde sammen på det hele.
Den erfaring er en stor del af fundamentet bag NaboPortalen.
Erfaring fra TEK gruppen
Ud over bestyrelsesarbejdet er jeg også koordinator for TEK gruppen. I en AlmenBolig+ afdeling er TEK gruppen ofte den gruppe, der tager sig af de praktiske og tekniske opgaver, som en vicevært normalt ville se på. Med “vicevært” mener jeg her det brede ord: den person eller det team, beboerne henvender sig til, når noget teknisk driller.
TEK står for teknisk - det er den gruppe, der i praksis hjælper med vurdering af fejl, mindre reparationer, dialog med beboere og afklaring af, om en sag kan løses internt eller skal videre til bestyrelsen.
Det kan for eksempel være:
- problemer med vand eller varme
- døre der binder
- toiletter eller armaturer
- nøglebrikker
- fejl i boligen
- mindre reparationer
- teknisk vurdering af en henvendelse
- afklaring af om en leverandør skal kontaktes
- dokumentation til bestyrelsen
Det arbejde har haft stor betydning for NaboPortalen. Når man sidder med tekniske henvendelser i praksis, bliver det tydeligt hvor meget det betyder, at en sag har en god beskrivelse, billeder, historik og information om, hvad beboeren allerede har prøvet.
Hvis en beboer bare skriver “det virker ikke”, skal den tekniske gruppe først bruge tid på at finde ud af, hvad problemet egentlig er. Hvis der mangler billeder, kategori, tidligere historik eller information om, hvad beboeren allerede har prøvet, bliver processen tungere for alle.
Derfor er ticket flowet i NaboPortalen bygget med hjælp til selvhjælp, bedre beskrivelser og samlet historik som en central del.
Erfaring med gårdmandsgrupper og fælles drift
I AlmenBolig+ løses mange fælles opgaver af beboerne selv. Med gårdmandsgrupper mener jeg de grupper, der tager sig af det praktiske udeomkring: fejning, hækklipning, græsslåning, vanding, ukrudt, oprydning, skralderum, fællesarealer og andre opgaver, som i andre ejendomme måske ville ligge hos en vicevært, en gårdmand eller en ekstern leverandør.
Derfor er NaboPortalen også bygget med tanke på gårdmandsgrupper og arbejdsgrupper, som kan have ansvar på skift. En gårdmandsgruppe skal kunne se:
- hvornår gruppen har ansvar
- hvilke opgaver der hører til perioden
- hvilke opgaver der typisk bør løses på årstiden
- hvad den tidligere gruppe har gjort
- hvad der mangler
- om der er beskeder eller bemærkninger fra bestyrelsen
- hvornår næste gruppe overtager
Det er her årshjulet bliver vigtigt.
Årshjulet skal ikke kun være en kalender. Det skal hjælpe grupperne med at se, hvad der bør gøres, hvornår det bør gøres, og hvad der allerede er løst. På den måde bliver fælles drift ikke afhængig af, at én person husker alt.
Fra Arcomus til NaboPortalen
Arcomus var mit tidligere udgangspunkt for idéen om et digitalt system til ejendomme, kommunikation og fælles drift. Med NaboPortalen er idéen blevet mere konkret og mere målrettet boligforeningernes virkelighed.
NaboPortalen er derfor ikke bare en navneændring. Det er en mere præcis version af det system, jeg selv har manglet i arbejdet med en boligforening.
- 1
Arcomus
Starten på tanken: et digitalt system til ejendomme, kommunikation og fælles drift - som første forsøg på at samle hverdagen ét sted.
- 2
Konkret erfaring
Bestyrelsesarbejde, TEK og viceværtlignende opgaver, beboerkommunikation, selvforvaltning, gårdmandsgrupper, arbejdsgrupper, drift af fællesarealer, dokumenter og beslutninger - og problemet med viden der forsvinder.
- 3
NaboPortalen
Den videreudviklede version: tættere på boligforeningens hverdag, med fokus på ansvar, historik og overdragelse - ikke kun tickets.
Bestyrelse
Beslutninger, overblik og kommunikation - uden at viden sidder hos enkelte personer.
TEK gruppe
Praktisk og teknisk vurdering i AlmenBolig+ - det en vicevært ofte ville tage sig af.
Gårdmandsgrupper
Fællesarealer, sæson og turnus - så næste gruppe ikke starter forfra.
Beboerkommunikation
Én rolig indgang i stedet for spredte tråde og halve forklaringer.
Formålet med systemet
Formålet med NaboPortalen er at gøre det lettere at drive og være en del af en boligforening. Systemet skal samle det, der ellers ligger spredt, og gøre det tydeligt hvem der har ansvar, hvad der skal ske, hvad der allerede er forsøgt, og hvor viden kan findes igen.
NaboPortalen skal hjælpe med:
- at beboere kan finde svar og få hjælp
- at simple problemer kan løses før de bliver til sager
- at tekniske henvendelser bliver bedre beskrevet fra start
- at vicevært eller teknisk ansvarlige får bedre sager at arbejde med
- at bestyrelsen får bedre beslutningsgrundlag
- at gårdmandsgrupper kan se ansvar, opgaver og historik
- at arbejdsgrupper kan arbejde med turnus og overdragelse
- at årshjulet kan støtte praktisk drift og sæsonopgaver
- at dokumenter, regler og beslutninger bliver samlet
- at viden bliver i foreningen, selv når personer skifter
Mere end et ticket system
NaboPortalen indeholder et ticket system, men systemet er tænkt bredere end det.
For en boligforening handler hverdagen ikke kun om fejlmeldinger. Den handler også om fælles beskeder, dokumenter, arbejdsgrupper, praktiske opgaver, ansvar, historik, årshjul og fællesskab. Derfor er NaboPortalen bygget som et samlet arbejdsrum for foreningen.
Et sted hvor beboeren kan finde svar. Hvor en vicevært, TEK gruppe eller teknisk ansvarlig kan vurdere en sag. Hvor bestyrelsen kan få overblik. Hvor gårdmandsgrupper kan se hvad de skal gøre. Hvor årshjulet kan minde om sæsonopgaver. Og hvor historikken bliver liggende, så næste person eller næste gruppe ikke skal starte forfra.
Bygget til forskellige typer ejendomme
Selvom NaboPortalen tager afsæt i erfaringer fra AlmenBolig+, er systemet ikke kun tænkt til én type boligforening. Forskellige ejendomme arbejder forskelligt.
I en AlmenBolig+ afdeling kan TEK gruppen have en central rolle, fordi den fungerer som afdelingens praktiske og tekniske hjælp. I en andelsforening kan bestyrelsen eller en teknisk ansvarlig være den, der vurderer om en sag hører under beboeren eller foreningen. I en ejerforening kan en administrator, vicevært eller bestyrelse være en del af flowet. I en haveforening kan arbejdsgrupper, gårdmandsgrupper og årshjulet spille en større rolle, fordi mange opgaver handler om fællesarealer, sæson, vand, veje, hække og praktisk drift.
NaboPortalen er bygget til at kunne rumme de forskelle.
Bygget til fællesskab med struktur
Et godt fællesskab opstår ikke kun af gode intentioner. Det kræver også, at det er let at følge med, let at finde information og let at se, hvor man kan hjælpe.
Når information er spredt, bliver fællesskabet ofte afhængigt af dem, der allerede ved mest. Det kan gøre det svært for nye beboere, nye bestyrelsesmedlemmer eller nye arbejdsgrupper at komme ind i arbejdet.
NaboPortalen skal gøre det lettere for flere at tage del - ikke ved at gøre foreningen mere upersonlig, men ved at give fællesskabet bedre rammer.
Hvem står bag?
NaboPortalen er udviklet af Kim Tetzlaff.
Jeg har arbejdet med webudvikling, systemudvikling, WordPress, PHP, teknisk SEO og digitale løsninger i mange år. Ved siden af mit professionelle arbejde har jeg gennem mange år været dybt involveret i arbejdet med en AlmenBolig+ afdeling.
Det er kombinationen af de to verdener, der har skabt NaboPortalen: den tekniske erfaring med at bygge systemer, og den praktiske erfaring med at få en boligforening til at fungere i hverdagen.
Jeg har ikke bygget NaboPortalen ud fra en teoretisk idé om, hvordan boligforeninger burde arbejde. Jeg har bygget det ud fra de problemer, spørgsmål og arbejdsgange, jeg selv har mødt i praksis.
Derfor er systemet anderledes
NaboPortalen er ikke bygget ud fra en generel idé om “digitalisering”. Det er bygget ud fra konkrete spørgsmål fra hverdagen:
- Hvor skal beboeren henvende sig?
- Kan beboeren løse problemet selv med en guide?
- Hvem har ansvaret lige nu?
- Hvilken gruppe er på i denne uge?
- Hvad gjorde den tidligere gruppe?
- Har vicevært eller teknisk ansvarlig set på sagen?
- Skal bestyrelsen godkende noget?
- Hvor ligger dokumentet?
- Hvad blev besluttet sidst?
- Hvilke opgaver hører til årstiden?
- Hvordan undgår vi, at viden forsvinder?
Det er de spørgsmål, systemet skal hjælpe med at svare på.
“NaboPortalen er bygget ud fra de spørgsmål, der faktisk opstår i en boligforening.”
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor er erfaring fra boligforeninger vigtig?+
Fordi systemet skal passe til den måde foreninger faktisk arbejder på. Mange problemer handler ikke om teknik, men om ansvar, historik og overdragelse.
Er NaboPortalen kun til AlmenBolig+?+
Nej. Systemet kan også bruges af andelsboligforeninger, ejerforeninger, haveforeninger og ejendomme med vicevært. AlmenBolig+ erfaringen gør dog systemet stærkt til selvforvaltning.
Er NaboPortalen en videreudvikling af Arcomus?+
Ja. NaboPortalen bygger videre på erfaringer fra Arcomus, men er mere målrettet moderne boligforeninger og deres praktiske drift.
Vil I se, hvordan NaboPortalen kan bruges i jeres forening?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres hverdag, roller, opgaver og de ting I gerne vil gøre lettere.