Driftssystem til boligforeninger
Funktioner der samler boligforeningens hverdag
NaboPortalen samler de funktioner, en boligforening har brug for i hverdagen: fejlmeldinger, guider, sager, lager, håndværkere, servicebog, dokumenter, booking, årshjul, events, arbejdsgrupper, turnus, opslag, chat og notifikationer. Funktionerne arbejder sammen: en sag kan bruge dele fra lageret, give en håndværker adgang og sende et udlæg til kassereren, og et dokument kan kræve bestyrelsens godkendelse og kobles til en sag eller et arrangement.
Moduler i NaboPortalen
Udforsk de vigtigste dele af driftssystemet - hver side forklarer hvordan modulet bruges i praksis.
Fejlmelding og sagsstyring
Sager med billeder, guider, dialog og historik.
Lager og servicebog
Reservedele, brugte dele på sager og boligens driftshistorik.
Håndværkerliste
Foreningens håndværkere og adgang for dem til den enkelte sag.
Årshjul
Tilbagevendende opgaver, ansvar og historik.
Booking
Fælles ressourcer med regler, kalender og godkendelse.
Dokumentarkiv
Husorden, referater, guides og interne filer.
Dropbox og OneDrive
Kobl jeres eksisterende arkiv til - synkroniseret begge veje.
Beboerkommunikation
Opslag, feed, chat og notifikationer.
Beboerapp
Én indgang til beskeder, dokumenter og sager.
AlmenBolig+
TEK, turnus, årshjul og selvforvaltning.
Ticket-flow
Se hele flowet fra beboer til løsning.
Guider og selvhjælp
Hjælp beboere før en sag oprettes.
Arbejdsgrupper og turnus
Synligt ansvar og opgaver på skift.
Events og indkaldelser
Arbejdsdage, møder og RSVP.
Foreningshjemmeside
Offentlig hjemmeside til foreningen - bygget ind i systemet.
Portfolio Dashboard
Administratorens arbejdsbord på tværs af flere ejendomme.
Åbent API og webhooks
Kobl administratorens system, en infoskærm eller andre værktøjer på.
Flere funktioner i NaboPortalen
De mindre funktioner, der ikke har deres egen side, men som en forening bruger i hverdagen.
Sager og drift
- Udlæg med kvittering: den, der har lagt ud, registrerer beløbet på sagen, og kassereren markerer det som betalt
- Driftsoverblik: nøgletal for sager: hvor mange, hvor hurtigt, hvem løste dem og hvad der går igen
- Egne sagskategorier: foreningen bestemmer selv, hvilke kategorier beboerne vælger imellem
- Indkøbsliste til lageret: og besked, når en vare er ved at slippe op
- Meld fejl på en ressource: fra bookingsiden, fx når græsslåmaskinen ikke starter
- Overdrag en sag til administratoren: med billeder og dialog, når sagen skal løses dér
Dokumenter
- Godkendelse af nye dokumenter: bestyrelsen bestemmer, hvem der godkender, også pr. mappe
- Online referat: skriv referatet direkte i systemet, med automatisk gem og skrivelås
- Versioner og søgning i filerne: også på ord inde i PDF, Word og Excel
- Kobl et dokument: til en sag, et arrangement eller en opgave i årshjulet
- Del med administratoren: et enkelt dokument eller en mappe, uden at åbne resten af arkivet
Arrangementer, booking og planlægning
- Gentagne arrangementer: og "Kopiér arrangement", så næste arbejdsdag er hurtigt oprettet
- Kalenderabonnement på bookinger: så ens bookinger vises i ens egen kalender
- Overdrag en årshjulsopgave: til en anden, når man ikke selv kan
Beboere og boliger
- Beboer- og boligregister: med husstande, så flere i samme bolig kan have hver deres login
- Inviter beboere med kode: så de selv opretter deres profil
- Grupper, områder og faser: så opgaver og beskeder kan gå til de rigtige
- Bestyrelsesposter: formand, kasserer og sekretær, som bl.a. udlæg og godkendelse bruger
Kommunikation
- @omtaler: nævn en person i et opslag eller en kommentar, så vedkommende får besked
- Indholdsanmeldelser: beboere kan anmelde et opslag, som bestyrelsen så tager stilling til
- Push-notifikationer: og egne indstillinger for, hvad man vil have besked om
- Henvendelser til administratoren: bestyrelsen skriver direkte til foreningens administrator
- Support med skærmbillede: skriv til NaboPortalen direkte fra systemet
Foreningens opsætning
- Moduler til og fra: brug kun det, foreningen har brug for
- Egne betegnelser: kalder I viceværten eller udvalgene noget andet, kan systemet bruge jeres ord
- Forside efter rolle: beboer, vicevært og bestyrelse ser det, de skal handle på
- Aktivitetslog: bestyrelsen kan se, hvem der har gjort hvad
- Hent foreningens data: en samlet kopi af foreningens data, når I har brug for den
Sådan arbejder funktionerne sammen
Funktionerne er ikke løse moduler. Her kan du se, hvilke dele der arbejder sammen, og hvad der sker mellem dem.
Fejlmelding og sager
Arbejder sammen med
- Guider: vises for beboeren, før sagen oprettes
- Lager: brugte dele trækkes fra beholdningen
- Håndværkerliste: en håndværker får adgang til netop den sag
- Kassereren: udlæg med kvittering går videre til betaling
- Servicebog: lukkede sager bliver boligens historik
- Driftsoverblik: sagerne bliver til nøgletal
- Administrator: en sag kan overdrages
Dokumentarkiv
Arbejder sammen med
- Bestyrelsen: godkender nye dokumenter, før beboerne ser dem
- Sager, arrangementer og årshjul: et dokument kan kobles til dem
- Administrator: dokumenter deles begge veje
- Dropbox: mapper synkroniseres begge veje
- Hjemmeside: offentlige dokumenter vises udadtil
Årshjul
Arbejder sammen med
- Grupper: opgaverne fordeles på grupper og personer
- Dokumenter: vejledninger kan kobles til en opgave
- Notifikationer: den ansvarlige får besked, når opgaven nærmer sig
Arbejdsgrupper og turnus
Arbejder sammen med
- Grupper og områder: vagterne går på skift mellem grupperne
- Notifikationer: gruppen får besked, når det er dens tur
Lager og servicebog
Arbejder sammen med
- Sager: dele foreslås ud fra sagens kategori
- Indkøbsliste: varer, der er ved at slippe op, kommer på listen
- Boliger: servicebogen viser hver boligs tidligere sager og brugte dele
Events og indkaldelser
Arbejder sammen med
- Dokumenter: indkaldelse og bilag ligger på arrangementet
- Hjemmeside: offentlige arrangementer vises udadtil
- Administrator: generalforsamlinger kan oprettes på flere ejendomme ad gangen
Booking
Arbejder sammen med
- Sager: fejl på en ressource meldes direkte fra bookingen
- Egen kalender: bookinger kan abonneres på
Foreningshjemmeside
Arbejder sammen med
- Dokumenter og arrangementer: det, der er markeret offentligt, vises automatisk
Portfolio Dashboard
Arbejder sammen med
- Sager, dokumenter og arrangementer: administratoren ser kun det, foreningen har delt eller overdraget
- Henvendelser: bestyrelsen skriver direkte til administratoren
Åbent API og webhooks
Arbejder sammen med
- Alle moduler: andre systemer kan læse og skrive det, bestyrelsen giver adgang til
Arbejdsgrupper og skiftehold
Gruppe 2 har ansvar for fællesarealerne denne uge. Gruppen får besked, bestyrelsen kan se at gruppen er aktiv, og beboerne kan se hvem der har ansvaret. Næste uge overtager Gruppe 3, og historikken følger med.
- Tjek skralderum
- Gennemgå fællesarealer
- Besvar gruppebeskeder
Ticket system
En beboer oplever problemer med en dør. Beboeren opretter en sag, vælger kategori, beskriver problemet og tilføjer billeder. Vicevært vurderer sagen, registrerer de brugte dele fra lageret på sagen og sender den videre til bestyrelsen, hvis der er behov for ekstern hjælp.
Guider og selvhjælp
En beboer skriver om lavt vandtryk, og systemet foreslår en guide med de mest normale årsager. Hvis problemet fortsætter, kan beboeren oprette en sag og skrive i beskrivelsen, hvad der allerede er prøvet.
- Færre unødige sager
- Bedre sager når de oprettes
- Mindre gentaget forklaring
- Hurtigere afklaring
- Mere tryghed for beboeren
Årshjul og drift
En gårdmandsgruppe har ansvar for fællesarealerne i maj. Gruppen kan se relevante opgaver i perioden, og den kan se, hvad den tidligere gruppe løste i april.
- Gennemgå fællesarealer
- Fjern ukrudt langs stier
- Klip hække omkring fællesområdet
- Tjek beplantning ved skralderum
Gårdmandsgruppe 1 fjernede ukrudt ved fælleshuset den 18. april.
Hækkene blev sidst klippet i august 2025.
Der er meldt om løse fliser ved stien mod skralderummet.
Diskussioner og opslagstavle
Feed og opslagstavle er bevidst adskilt: dialog i kanaler og grupper og udvalg - og officielle beskeder fra bestyrelsen.
Bestyrelsen informerer om adgang til skralderum, arbejdsdag, vandafbrydelse eller ændrede regler. Opslaget kan publiceres, fremhæves og gemmes i arkiv.
- Klarere kommunikation
- Mindre støj
- Bedre arkiv
- Færre gentagne spørgsmål
- Mere ens information til alle
Dokumenter og viden
Husorden kan være synlig for alle beboere. Bestyrelsesreferater kan ligge samlet. Vicevært kan have adgang til tekniske vejledninger. Gårdmandsgrupper kan finde planteplaner og tidligere aftaler.
- Færre dokumenter der forsvinder
- Lettere adgang til nyeste version
- Bedre overdragelse
- Mindre afhængighed af enkeltpersoner
- Mere fælles viden
Book fælles ressourcer
Beboere kan booke fælleshus, udstyr, parkering og andre ressourcer med billede, beskrivelse og tydelige regler.
En beboer booker græsslåmaskinen til lørdag formiddag. Ressourcen viser beskrivelse, billeder og ledige tider - og beboeren kan melde fejl direkte på ressourcen.
Begivenheder og indkaldelser
Generalforsamlinger, arbejdsdage og fælles arrangementer med RSVP, indkaldelse og plakat.
Beboeren modtager indkaldelse til generalforsamling, kan svare direkte i systemet og se dokumenter og praktiske detaljer samlet på eventsiden.
Chat og dialog
Vicevært stiller et opklarende spørgsmål direkte på sagen. Beboeren svarer og tilføjer et billede. Bestyrelsen kan senere se dialogen, hvis sagen skal vurderes.
- Mindre spredt kommunikation
- Bedre sammenhæng
- Mere historik
- Lettere opfølgning
- Færre misforståelser
Roller og adgang
Beboere kan se fælles opslag og egne sager. Vicevært kan se tekniske henvendelser. Bestyrelsen kan se bredere overblik og interne dokumenter. En arbejdsgruppe kan se egne opgaver og dokumenter.
Se det i praksis · 0:58Gør NaboPortalen til jeres egenVideo + skrevet guide trin for trin- Mere relevant indhold
- Bedre overblik
- Mindre støj
- Tryggere adgangsstyring
- Klarere ansvar
Notifikationer
En gruppe får besked, når den overtager en turnus. En beboer får besked, når der er nyt i en sag. Bestyrelsen får besked, når en sag kræver vurdering.
- Færre glemte opgaver
- Hurtigere reaktion
- Bedre opfølgning
- Mindre manuel koordinering
- Mere præcis kommunikation
Historik og overblik
En ny vicevært kan se, hvordan en lignende sag blev løst sidste år. En gårdmandsgruppe kan se, hvad den tidligere gruppe nåede. Bestyrelsen kan se tidligere beslutninger og kommentarer.
- Mindre personafhængighed
- Bedre overdragelse
- Mere kontinuitet
- Hurtigere beslutninger
- Stærkere fælles viden
Samme sagsflow, sat op efter jeres type forening
En henvendelse behandles ikke ens i alle ejendomme. I nogle foreninger løser beboere og vicevært meget selv. I andre skal bestyrelsen hurtigere ind over. Flowet er det samme, men foreningen bestemmer selv kategorierne, hvad de forklarer beboeren, om de går til vicevært eller bestyrelse, og hvilke guider der foreslås.
- 1Beboer starter en sagBeboeren skriver, hvad der er galt.
- 2Guides vises undervejsGuide vistMens beboeren skriver, foreslår systemet relevante guider.
- 3Problemet løses måskeSag stoppetHvis guiden hjælper, behøver sagen ikke blive oprettet.
- 4Sag oprettes ved behovHvis problemet fortsætter, oprettes sagen med kategori, billeder og beskrivelse.
- 5TEK eller vicevært vurdererAfventer viceværtSagen vurderes, og det afklares om den kan løses internt.
- 6Bestyrelsen kobles på ved ekstern hjælpHvis der skal bruges leverandør, sendes sagen videre til bestyrelsen.
- 7Historik gemmesHistorik gemtLøsning, dialog og vurdering gemmes til næste gang.
Vil I se, hvordan NaboPortalen kan bruges i jeres forening?
Book en gennemgang, så tager vi udgangspunkt i jeres hverdag, roller, opgaver og de ting I gerne vil gøre lettere.