Generalforsamlingsprotokollen - i daglig tale referatet - er generalforsamlingens hukommelse. Det er her, det står sort på hvidt, hvad foreningen besluttede, hvem der blev valgt, og med hvilke stemmetal. Om et par år, når nogen spørger “hvad besluttede vi egentlig om altanerne?”, er protokollen svaret.
Hvad skal med?
Et godt referat gengiver det væsentlige: fremmøde og stemmeberettigede, valg af dirigent, behandlingen af hvert punkt på dagsordenen, de trufne beslutninger og stemmetallene bag dem samt valg til bestyrelsen. Det skal være præcist nok til at kunne stå alene som dokumentation - men det er et beslutningsreferat, ikke et ordret referat af diskussionen. Efter ABF’s standardvedtægter underskrives det af dirigenten og bestyrelsen og udsendes til medlemmerne senest en måned efter. Se også det almindelige referat.
Typiske faldgruber
- For løst referat. Uden klare beslutninger og stemmetal kan protokollen ikke bruges som dokumentation - fx over for en køber eller en myndighed.
- Manglende underskrifter. Uden dirigentens og bestyrelsens underskrift står gyldigheden svagere.
- Gemt væk. Et referat, ingen kan finde igen, er lige så godt som intet referat.
Referater bør arkiveres, hvor alle referater ligger - samlet, søgbart og med de rigtige som offentlige. Brug gerne en referat-skabelon og et fælles dokumentarkiv.