Formanden er det bestyrelsesmedlem, der leder foreningens bestyrelse i det daglige. Formanden indkalder til og leder bestyrelsesmøderne, sørger for at trufne beslutninger bliver ført ud i livet og er ofte foreningens ansigt udadtil — over for beboere, håndværkere, administrator og myndigheder. En vigtig detalje er, at formanden sjældent kan handle alene: de fleste vedtægter giver tegningsret — retten til at forpligte foreningen ved underskrift — til formanden i forening med et andet bestyrelsesmedlem eller kassereren.
Det er værd at slå fast, at formanden ikke er en chef eller direktør. Bestyrelsen er et kollektivt organ, og de reelle beslutninger træffes af den samlede bestyrelse på et bestyrelsesmøde — ikke af formanden alene. Formandens rolle er at samle trådene og drive arbejdet fremad, ikke at bestemme hen over hovedet på de øvrige medlemmer. Ansvarsmæssigt står formanden på lige fod med resten: alle bestyrelsesmedlemmer har det samme culpa-baserede erstatningsansvar, altså ansvar for tab, de forvolder ved uagtsomhed eller forsømmelse.
Sådan vælges formanden
I langt de fleste foreninger konstituerer bestyrelsen sig selv efter generalforsamlingen: generalforsamlingen vælger et antal bestyrelsesmedlemmer, og bestyrelsen fordeler derefter posterne som formand, kasserer og menige medlemmer imellem sig. Nogle vedtægter bestemmer dog, at formanden vælges direkte på generalforsamlingen. Tjek jeres egne vedtægter, for det afgør både hvordan valget foregår, og hvordan en formand eventuelt kan udskiftes midt i en periode.
Eksempel
En andelsboligforening med 30 andele vælger fem bestyrelsesmedlemmer på generalforsamlingen. På det første bestyrelsesmøde konstituerer de fem sig: én bliver formand, én bliver kasserer, og tre bliver menige medlemmer. Vedtægterne siger, at foreningen tegnes af formanden og ét bestyrelsesmedlem i forening. Da et tag skal udskiftes for 900.000 kr., er det derfor ikke nok, at formanden skriver under — kontrakten kræver to underskrifter, og selve beslutningen er truffet af den samlede bestyrelse inden for det mandat, generalforsamlingen har givet.
Relevant for din forening
I andels- og ejerforeninger fungerer formanden nogenlunde ens: valgt af og ansvarlig over for medlemmerne. I grundejer- og haveforeninger er billedet det samme, men opgaverne kredser mere om fælles veje, arealer og anlæg end om en samlet ejendom. I almene boligafdelinger taler man om afdelingsbestyrelsens formand, som vælges på afdelingsmødet og arbejder inden for de rammer, boligorganisationen sætter. Uanset type er princippet det samme: formanden leder arbejdet, men bestyrelsen beslutter.
Typiske faldgruber
Den hyppigste faldgrube er, at formanden — ofte i god tro og af ren handlekraft — kommer til at træffe og udføre beslutninger alene, som rettelig hører til hele bestyrelsen eller endda generalforsamlingen. Det kan skabe både gyldighedsproblemer og dårlig stemning. En anden faldgrube er uklarhed om tegningsretten, så aftaler underskrives af den forkerte eller kun af én person. En tredje er, at al viden og alle adgange samler sig hos formanden personligt; når vedkommende træder tilbage, forsvinder overblikket med det samme. Endelig glemmer mange, at formanden ikke har et større personligt ansvar end de øvrige — men heller ikke et mindre.
Sådan hjælper NaboPortalen
Med et fælles dokumentarkiv og styr på roller og adgange bliver foreningen mindre afhængig af, at alt sidder i formandens hoved. Referater, vedtægter og igangværende opgaver ligger samlet, så et formandsskifte kan ske, uden at overblikket går tabt.