Bilagsgodkendelse
Bilagsgodkendelse uden mails frem og tilbage
Bilagsgodkendelse er bygget ind i NaboPortalen, så I ikke skal bruge et ekstra system til det. I mange foreninger bliver bilag og referater godkendt i en mailtråd eller på et møde, hvor ingen bagefter kan finde, hvem der sagde ja. I NaboPortalen sker godkendelsen dér, hvor tingene ligger: i dokumentarkivet, på sagen, i bookingen og i årshjulet. Bestyrelsen sætter selv reglerne, og systemet holder styr på, hvem der mangler, og hvem der har sagt god for hvad.
Bilagsgodkendelse og fem andre steder, hvor noget kan godkendes
Godkendelse er ikke ét modul for sig. Den er bygget ind de steder, hvor foreningen alligevel arbejder.
Dokumenter i arkivet kan kræve godkendelse, før de bliver synlige. Det gælder fx fakturaer, regnskaber, kontrakter og opslag til beboerne. Bestyrelsen bestemmer reglen.
Referater skrives direkte i systemet og sendes til godkendelse, når de er færdige. Et referat kræver altid mindst et flertal af bestyrelsen, før beboerne kan se det.
Nye filer, der kommer ind fra foreningens Dropbox eller OneDrive, venter på godkendelse, før beboerne kan se dem. Godkendte dokumenter kan ikke stille og roligt skiftes ud.
Har nogen lagt penge ud, registreres udlægget på sagen med beløb og kvittering. Sagen går til kassereren, som markerer udlægget som udbetalt.
Fælleshus, gæsteværelse eller trailer kan sættes op, så en booking skal godkendes, før den gælder. Beboeren får besked om svaret.
En opgave kan kræve, at nogen godkender, at den er udført, fx et legepladseftersyn. Man kan ikke godkende sin egen opgave.
Reglen for bilagsgodkendelse sætter I selv
Bestyrelsen vælger én regel for dokumenter til beboerne og én for dokumenter, kun bestyrelsen ser. Reglen for beboerdokumenter kan gøres strengere eller lempeligere for den enkelte mappe, fx en mappe til fakturaer.
Ingen godkendelse
Dokumentet bliver synligt med det samme. Det er standard, indtil I vælger andet.
Flertal i bestyrelsen
Over halvdelen af bestyrelsen skal godkende. Bruges altid til referater.
Et bestemt antal
Fx 2 ud af bestyrelsen eller 2 ud af en udvalgt gruppe personer.
Bestemte poster eller personer
Fx at både formand og kasserer skal godkende. Skifter posten hænder, er det den nye, der godkender nye dokumenter.
Sådan foregår det
- 1Et bilag eller en faktura lægges i arkivet. Kræver mappen godkendelse, er dokumentet skjult for andre, indtil reglen er opfyldt.
- 2De, der skal godkende, får én samlet besked, i appen, som push eller på mail, alt efter hvad de selv har valgt. Har de ikke reageret efter tre dage, får de en påmindelse.
- 3De åbner dokumentet og godkender eller afviser det. En afvisning kræver en begrundelse, som den, der lagde dokumentet op, får at se.
- 4Undervejs står der fx "2 af 3 godkendt" og navnene på dem, der mangler. Når reglen er opfyldt, bliver dokumentet synligt, og beboerne får besked, hvis det er til dem.
Det, der gør det til at stole på
- Hver godkendelse og afvisning gemmes med navn, tidspunkt og kommentar. Bagefter kan man se, hvem der har sagt god for hvad.
- Hvem der skal godkende, låses, når dokumentet lægges op. En regelændring gælder kun nye dokumenter.
- Ingen kan springe reglen over, heller ikke formanden. NaboPortalen godkender aldrig noget på foreningens vegne.
- Kommer der en ny version af et godkendt dokument, skal den godkendes igen.
- Stopper et bestyrelsesmedlem, regnes kravet om, så dokumenter ikke hænger fast.
Godkendt på bestyrelsesmødet
Er et bilag allerede godkendt på et møde, behøver alle ikke klikke bagefter. I mapper, hvor I har slået det til, markerer én person dokumentet som godkendt på mødet med datoen, og ét andet bestyrelsesmedlem bekræfter. Har I en stak, kan man godkende alle på én gang eller gå dem igennem med Godkend og Næste.
Referatet bliver skrevet og godkendt samme sted
Referenten skriver referatet direkte i NaboPortalen. Det gemmes automatisk undervejs, og kun én kan skrive ad gangen, så ingen overskriver hinanden.
Når referatet er færdigt, sendes det til godkendelse. Et referat kræver altid mindst et flertal af bestyrelsen, også selvom mappen ellers ikke kræver godkendelse. Har mappen en strengere regel, gælder den.
Beboerne ser først referatet, når det er godkendt. Bruger foreningen Dropbox eller OneDrive, lægges en PDF af det godkendte referat derud.
Filer udefra skal også godkendes
Kobler foreningen sin Dropbox eller OneDrive på, venter nye filer i mapper, beboerne kan se, på godkendelse. Det er slået til fra start. Bestyrelsen kan godkende dem, godkende alle eller flytte dem til kun bestyrelsen.
Et dokument, der krævede mindst to godkendelser, bliver låst. Ændrer nogen filen i Dropbox bagefter, holdes den nye udgave tilbage, indtil bestyrelsen vælger at bruge den, og så skal den godkendes igen.
Udlæg på sager
Har viceværten eller en anden købt en pakning eller en pære, registreres udlægget på sagen med beløb og mindst én kvittering. Sagen går automatisk til kassereren, som markerer udlægget som udbetalt. Viceværten kan registrere et udlæg, men ikke selv markere det som udbetalt.
Bookinger
For hver ressource i bookingen vælger I, om en booking skal godkendes. Bestyrelsen, og viceværten hvis I tillader det, får besked, godkender eller afviser med en begrundelse, og beboeren får svaret.
Opgaver i årshjulet
En opgave i årshjulet kan kræve godkendelse, og evt. et billede eller en kommentar, når den er udført. Bestyrelsen eller gruppens koordinator godkender. Afvises den, går den tilbage med en begrundelse.
Pengene og regnskabet bliver hos jer
- NaboPortalen betaler ikke regninger. "Udbetalt" er en markering; pengene overføres fra foreningens bank som altid.
- Bogføringen sker i foreningens eget regnskab. NaboPortalen holder styr på, hvem der har godkendt hvad, og hvornår.
- Der er ingen digital underskrift med MitID. En godkendelse er et klik fra et bestyrelsesmedlem, der er logget ind.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan foregår bilagsgodkendelse i NaboPortalen?+
Ja. Fakturaer og andre bilag lægges i dokumentarkivet, og bestyrelsen sætter en regel for, hvem der skal godkende, fx flertallet, et bestemt antal eller bestemte poster som formand og kasserer. Udlæg med kvittering registreres på sagen og markeres som udbetalt af kassereren. Selve betalingen sker i foreningens bank.
Hvordan godkendes et referat?+
Referatet skrives i systemet og sendes til godkendelse, når det er færdigt. Det kræver altid mindst et flertal af bestyrelsen, og beboerne kan først se det, når det er godkendt.
Kan vi kræve, at både formand og kasserer godkender?+
Ja. Reglen kan pege på bestemte poster eller personer. Skifter posten hænder, er det den nye formand eller kasserer, der godkender nye dokumenter.
Hvad hvis et bilag allerede er godkendt på et bestyrelsesmøde?+
I mapper, hvor I har slået det til, kan én markere dokumentet som godkendt på mødet med datoen, og ét andet bestyrelsesmedlem bekræfter. Så skal resten ikke klikke bagefter.
Kan man se, hvem der har godkendt et dokument?+
Ja. Hver godkendelse og afvisning gemmes med navn, tidspunkt og en eventuel kommentar, og mens dokumentet venter, kan man se, hvem der mangler.
Betaler NaboPortalen regningerne?+
Nej. NaboPortalen holder styr på godkendelsen. Betalingen sker fra foreningens bank, og bogføringen i foreningens eget regnskab.
Se godkendelserne i jeres egen forening
Book en gennemgang, så viser vi, hvordan bilag, referater og udlæg kan godkendes efter jeres regler.